Menjadi mahir dalam penggunaan Microsoft Excel adalah keterampilan yang sangat berharga dalam dunia bisnis maupun akademis. Namun, terkadang data awal yang harus diolah dalam Excel berasal dari sebuah dokumen yang tidak tertekan seperti lembar kerja atau dokumen cetak. Salah satu solusi untuk mengatasi masalah ini adalah dengan mengubah dokumen tersebut menjadi format yang dapat diolah dalam Excel, seperti file PDF atau gambar hasil scanning.
Cara Mengubah Dokumen Cetak Menjadi Format yang Dapat Diolah dalam Excel
Proses mengubah dokumen cetak menjadi format yang dapat diolah dalam Excel dapat dilakukan dengan beberapa cara. Berikut adalah beberapa cara yang dapat dilakukan:
1. OCR (Optical Character Recognition)
Metode pertama adalah dengan menggunakan OCR atau Optical Character Recognition, yakni teknologi yang dapat mengenali teks yang terdapat dalam gambar hasil scanning dan mengubahnya menjadi teks yang dapat diolah secara digital. Beberapa software OCR yang dapat digunakan adalah:
- Adobe Acrobat
- ABBYY FineReader
- Readiris
Contoh Penggunaan Adobe Acrobat:
- Buka dokumen PDF atau gambar hasil scanning pada Adobe Acrobat.
- Pilih opsi Export PDF pada menu utama.
- Pilih Microsoft Excel sebagai format ekspor dan pilih pengaturan sesuai kebutuhan. Misalnya, apakah ingin mengubah semua halaman atau hanya halaman tertentu, mengkonversi tabel, atau mempertahankan format asli.
- Klik Export, dan file Excel akan dihasilkan.
2. Copy dan Paste
Metode kedua adalah dengan melakukan copy dan paste teks dari gambar hasil scanning ke dalam Excel. Cara ini membutuhkan ketelitian dan kesabaran karena mungkin diperlukan untuk mengatur ulang tabulasi dan pemisahan kolom agar sesuai dengan format yang diinginkan. Beberapa langkah yang dapat diikuti adalah:
- Buka gambar hasil scanning pada software apapun dan zoom in untuk memastikan semua teks dapat terbaca dengan jelas.
- Lakukan seleksi teks pada gambar dan klik Copy.
- Buka Excel dan buat worksheet baru.
- Pilih sel pertama di mana teks akan ditempel dan klik Paste.
- Periksa format teks dan sesuaikan dengan kebutuhan.
Metode ini terutama efektif untuk gambar hasil scanning yang tidak mengandung banyak tabel atau diagram.
3. Menggunakan Aplikasi Khusus
Metode ketiga adalah dengan menggunakan aplikasi khusus yang dirancang untuk mengkonversi gambar hasil scanning menjadi format yang dapat diolah dalam Excel. Beberapa aplikasi yang dapat digunakan adalah:
- SimpleOCR
- FreeOCR
- OCR Space
Contoh Penggunaan SimpleOCR:
- Unduh dan install SimpleOCR pada komputer.
- Buka SimpleOCR dan pilih opsi Image pada menu utama.
- Pilih gambar hasil scanning yang akan diubah dan klik Open.
- Periksa teks yang terdeteksi dan sesuaikan dengan kebutuhan.
- Pilih opsi Export Text pada menu utama dan pilih format file yang diinginkan.
- File baru dapat dibuka pada Excel dan disesuaikan dengan kebutuhan.
Dalam semua metode yang ada, pastikan file yang dihasilkan terbaca dengan baik dan dapat diolah dengan mudah di Microsoft Excel untuk mencapai efisiensi dan produktivitas yang optimal.
FAQ
Apa yang dimaksud dengan OCR?
OCR adalah singkatan dari Optical Character Recognition, yakni teknologi yang dapat mengenali teks yang terdapat dalam gambar hasil scanning dan mengubahnya menjadi teks yang dapat diolah secara digital.
Apakah semua dokumen cetak bisa diubah menjadi format Excel?
Tidak semua dokumen cetak bisa diubah menjadi format Excel. Salah satu syarat penting adalah dokumen harus terlihat jelas dan teks dapat terdeteksi dengan baik dalam gambar hasil scanning. Dokumen yang sangat kompleks dengan tabel dan diagram yang rumit mungkin juga sulit untuk dikonversi secara akurat ke dalam format Excel.
Berikut adalah video tutorial yang dapat membantu dalam proses ini:
