Excel merupakan salah satu software yang banyak digunakan untuk kegiatan administrasi, baik itu untuk mengelola data, membuat laporan, hingga perhitungan gaji karyawan. Namun, masih banyak orang yang belum menguasai penggunaannya dengan baik, terutama dalam hal membuat daftar pilihan. Oleh karena itu, pada artikel ini akan dibahas cara membuat daftar pilihan di Excel beserta contoh dan video tutorial.
Daftar Pilihan di Excel
Daftar pilihan atau dropdown list adalah menu drop down yang berisi pilihan-pilihan yang sudah ditentukan sebelumnya oleh pembuatnya. Fitur ini biasanya digunakan untuk memudahkan pengguna dalam memilih opsi yang tersedia tanpa perlu mengetik kembali opsi tersebut di dalam sel. Berikut adalah cara membuat daftar pilihan di Excel:
Cara Membuat Daftar Pilihan Sederhana
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat pilihan yang akan ditampilkan pada daftar. Misalnya kita akan membuat daftar pilihan untuk jenis kelamin dengan opsi “Laki-laki” dan “Perempuan”. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Buka Excel dan pilih sel tempat kita ingin menampilkan daftar pilihan. Misalnya kita ingin menampilkannya pada sel B2, maka klik sel tersebut.
- Klik tab “Data” pada menu ribbon di bagian atas layar.
- Pilih opsi “Validasi Data” di bagian “Data Tools”.
- Pada jendela “Validasi Data”, pada bagian “Settings”, pilih opsi “List” pada dropdown menu “Allow”.
- Ketikkan daftar pilihan pada bagian “Source”. Misalnya, “Laki-laki,Perempuan”.
- Klik OK.
Setelah itu, kita akan melihat bahwa pada sel B2 muncul daftar pilihan dengan opsi “Laki-laki” dan “Perempuan”. Jika kita ingin mengubah atau menambahkan opsi di daftar pilihan tersebut, kita bisa mengedit bagian “Source” pada jendela “Validasi Data”.
Cara Membuat Daftar Pilihan Bertingkat
Selain daftar pilihan sederhana, Excel juga menyediakan fitur daftar pilihan bertingkat. Fitur ini memungkinkan kita untuk menampilkan daftar pilihan yang terhubung satu sama lain. Sebagai contoh, kita akan membuat daftar pilihan bertingkat untuk memilih propinsi dan kabupaten/kota di Indonesia. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Buat dua lembar worksheet baru dengan nama “Propinsi” dan “Kabupaten/Kota”.
- Pada lembar kerja “Propinsi”, pada sel A1 ketikkan “Propinsi”.
- Pada sel A2, ketikkan daftar propinsi yang akan ditampilkan pada daftar pilihan. Misalnya, “DKI Jakarta,Jawa Barat,Jawa Tengah,Jawa Timur”.
- Pada lembar kerja “Kabupaten/Kota”, pada sel A1 ketikkan “Kabupaten/Kota”.
- Pada sel B1, ketikkan rumus untuk menampilkan daftar pilihan propinsi pada cell pertama di lembar kerja “Kabupaten/Kota”. Ketikkan formula: =INDIRECT(“‘”&A1&”‘!A2”)
- Copy formula pada sel B1 hingga sel terakhir yang akan menampilkan daftar pilihan kabupaten/kota. Misalnya, kita ingin menampilkan daftar pilihan kabupaten/kota pada sel B2, maka copy formula pada sel B1 dan paste pada sel B2.
Selanjutnya, kita harus memastikan kemampuan dropdown bertingkat aktif dengan cara memilih opsi “List” pada validasi data. Caranya sama seperti cara membuat daftar pilihan sederhana, namun pada bagian “Source” kita harus memilih daftar pilihan pada worksheet berbeda. Misalnya, pada bagian “Source” kita mengetikkan “=Propinsi!$A$2:$A$5” untuk menampilkan daftar pilihan propinsi pada sel B1 di lembar kerja “Kabupaten/Kota”.
Contoh Penggunaan Daftar Pilihan di Excel
Munculnya daftar pilihan di Excel memudahkan pengguna dalam memilih opsi yang tersedia tanpa perlu mengetik kembali opsi tersebut di dalam sel. Beberapa contoh penggunaan daftar pilihan di Excel antara lain:
Contoh 1: Daftar Harga Barang
Daftar harga barang merupakan daftar yang biasanya digunakan oleh penjual untuk menampilkan harga barang yang dijual kepada pembeli. Dalam hal ini, daftar pilihan digunakan untuk mempermudah penjual dalam memilih barang yang akan ditampilkan pada daftar harga. Berikut adalah contoh penggunaan daftar pilihan pada daftar harga barang:
Pada contoh di atas, penjual hanya perlu memilih kategori barang yang akan ditampilkan pada daftar harga. Misalnya, jika penjual ingin menampilkan daftar harga barang kategori “Elektronik”, maka cukup memilih “Elektronik” pada daftar pilihan dan harga barang akan muncul secara otomatis pada tabel di bawahnya.
Contoh 2: Perhitungan Gaji Karyawan
Excel juga dapat digunakan untuk melakukan perhitungan gaji karyawan. Dalam hal ini, daftar pilihan digunakan untuk mempermudah pengguna dalam memilih posisi, jabatan, dan gaji karyawan. Berikut adalah contoh penggunaan daftar pilihan pada perhitungan gaji karyawan:
Pada contoh di atas, pengguna hanya perlu memilih posisi, jabatan, dan gaji karyawan pada daftar pilihan. Setelah itu, Excel akan secara otomatis melakukan perhitungan dan menampilkan gaji bersih yang harus dibayarkan kepada karyawan.
FAQ
Apa saja keuntungan menggunakan daftar pilihan di Excel?
Manfaat menggunakan daftar pilihan di Excel antara lain:
- Mempercepat input data, sehingga menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan ketik.
- Memudahkan pengayaan data dan meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan saat memasukkan data.
- Memungkinkan pengguna untuk memilih salah satu opsi tersedia dari daftar pilihan. Sehingga, dapat meminimalkan risiko untuk melakukan kesalahan dalam menentukan nilai yang akan dimasukkan.
- Membuat data lebih mudah terbaca dan lebih profesional.
Apakah ada tutorial video yang dapat membantu dalam pembuatan daftar pilihan di Excel?
Ya, ada banyak video tutorial di YouTube yang dapat membantu dalam pembuatan daftar pilihan di Excel. Salah satu contohnya adalah video tutorial berikut:
