Menjaga keuangan bisnis atau organisasi yang baik membutuhkan pengelolaan keuangan yang terorganisir dan terstruktur dengan baik. Salah satu cara yang membantu pengelolaan keuangan adalah dengan membuat sebuah buku kas umum. Di artikel ini, kami akan membahas cara membuat buku kas umum dan memberikan contoh-contoh untuk membantu Anda memulai pengelolaan keuangan yang lebih baik untuk bisnis atau organisasi Anda.
Cara Mengisi Buku Kas Umum
Secara umum, ada empat metode yang bisa digunakan untuk mengisi buku kas umum, yaitu metode manual, metode elektronik, metode gabungan manual dan elektronik, dan menggunakan software akuntansi. Berikut adalah penjelasan masing-masing metode:
1. Metode Manual
Metode manual adalah cara yang paling umum digunakan untuk membuat buku kas umum. Metode ini melibatkan penggunaan buku secara fisik dan penulisan transaksi secara manual pada buku tersebut. Alat yang dibutuhkan untuk metode manual adalah buku besar, buku kas kecil, dan kalkulator.
Langkah pertama dalam menggunakan metode manual adalah membuat buku besar. Buku besar digunakan untuk mencatat seluruh transaksi yang terjadi dalam bisnis atau organisasi Anda. Hal ini akan membantu dalam memantau arus kas secara menyeluruh.
Dalam buku besar, Anda perlu menulis semua jenis transaksi yang terjadi, mulai dari penerimaan uang, pembayaran uang, pengeluaran uang, dan masih banyak lagi. Setiap transaksi harus dicatat dengan rinci, termasuk tanggal transaksi, sumber uang atau penerima uang, dan jumlah uang.
Setelah membuat buku besar, langkah selanjutnya adalah membuat buku kas kecil. Buku kas kecil digunakan untuk mencatat transaksi kas kecil yang terjadi dalam bisnis atau organisasi Anda. Transaksi kas kecil ini biasanya terdiri dari biaya kecil, seperti pembelian alat tulis kantor atau pembelian bahan baku kecil.
Seperti buku besar, setiap transaksi kas kecil harus dicatat dengan rinci pada buku kas kecil, termasuk tanggal transaksi, sumber uang atau penerima uang, dan jumlah uang. Saat menggunakan metode manual untuk mengisi buku kas umum, pastikan untuk mengecek semua transaksi dan menghitung kembali uang yang dikeluarkan dan diterima untuk menghindari kesalahan arus kas.
2. Metode Elektronik
Metode elektronik menggantikan buku fisik dengan software yang terhubung dengan bank. Metode ini sangat cocok untuk bisnis atau organisasi yang berskala besar dan memiliki arus kas yang kompleks. Metode elektronik membutuhkan sebuah software atau program akuntansi untuk dapat mengelola arus kas.
Langkah pertama dalam menggunakan metode elektronik adalah memilih software yang sesuai dengan kebutuhan bisnis atau organisasi Anda. Ada banyak jenis software akuntansi yang tersedia di pasaran, namun pastikan Anda memilih yang terpercaya dan sesuai dengan kebutuhan Anda.
Setelah memilih software, langkah berikutnya adalah menghubungkan software tersebut dengan rekening bank bisnis atau organisasi Anda. Dengan cara ini, setiap transaksi yang terjadi pada rekening bank akan secara otomatis dicatat dalam software akuntansi yang Anda gunakan.
Selain itu, software akuntansi juga memungkinkan Anda untuk memantau arus kas secara real-time, membuat laporan keuangan, dan menghitung pajak dengan lebih mudah. Namun, untuk menggunakan metode elektronik, Anda perlu mempelajari bagaimana menggunakan software akuntansi dengan baik.
3. Metode Gabungan Manual dan Elektronik
Metode gabungan manual dan elektronik merupakan kombinasi dari metode manual dan metode elektronik. Metode ini digunakan untuk memanfaatkan kelebihan dari kedua metode sebelumnya.
Seperti metode manual, Anda masih menggunakan buku besar dan buku kas kecil untuk mencatat seluruh transaksi yang terjadi. Namun, Anda juga menggunakan software akuntansi untuk mencatat transaksi secara otomatis dan menghasilkan laporan keuangan dengan mudah.
Dengan metode gabungan manual dan elektronik, Anda dapat memanfaatkan software akuntansi untuk menghemat waktu dan memantau arus kas secara real-time, sementara juga memastikan bahwa setiap transaksi dicatat dengan rinci pada buku kas fisik Anda.
4. Menggunakan Software Akuntansi
Metode terakhir adalah menggunakan software akuntansi secara langsung. Software akuntansi biasanya digunakan untuk mengelola arus kas pada bisnis atau organisasi yang besar dengan skala yang kompleks.
Software akuntansi memungkinkan pengguna untuk mencatat setiap transaksi secara langsung dalam software dan memantau arus kas secara real-time. Selain itu, software akuntansi juga dapat membantu dalam pembuatan laporan keuangan, menghitung pajak, dan melakukan analisis keuangan.
Namun, menggunakan software akuntansi dapat menjadi mahal dan memerlukan waktu untuk belajar menggunakan software tersebut. Oleh karena itu, pastikan untuk mempelajari cara menggunakannya dengan benar untuk mendapatkan manfaat maksimal dari software akuntansi yang Anda gunakan.
Contoh Buku Kas Umum
Berikut adalah contoh-contoh buku kas umum yang bisa Anda gunakan sebagai referensi.
1. Cara Mengisi Buku Kas Umum dengan Metode Manual
Buku kas umum pada metode manual terdiri dari dua buku besar yaitu buku besar umum dan buku besar pembantu, yaitu buku kas kecil, buku piutang dan buku utang. Berikut adalah contoh pembuatan buku kas umum dengan metode manual:
Buku Besar Umum
| Tanggal | Jenis Transaksi | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1 Januari 2022 | Kas Awal | 0 | 1.000.000 |
| 5 Januari 2022 | Penerimaan dari Penjualan | 5.000.000 | 0 |
| 10 Januari 2022 | Pembayaran Gaji Karyawan | 0 | 1.500.000 |
| 15 Januari 2022 | Pembelian Barang Persediaan | 2.000.000 | 0 |
| 20 Januari 2022 | Penerimaan dari Hutang Dagang | 3.000.000 | 0 |
| 25 Januari 2022 | Pembayaran Biaya Listrik | 0 | 500.000 |
Buku Kas Kecil
| Tanggal | Jenis Transaksi | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|
| 5 Januari 2022 | Pembelian Alat Tulis Kantor | 100.000 | 0 |
| 8 Januari 2022 | Pembelian Bahan Baku | 250.000 | 0 |
| 12 Januari 2022 | Pembelian ATK | 100.000 | 0 |
| 18 Januari 2022 | Pembelian Bahan Baku | 300.000 | 0 |
| 22 Januari 2022 | Pembelian ATK | 150.000 | 0 |
2. Cara Mengisi Buku Kas Umum dengan Metode Elektronik
Metode elektronik memungkinkan Anda untuk membuat buku kas umum secara otomatis dengan software akuntansi. Contoh di bawah ini menggunakan software akuntansi Xero.
FAQ
1. Apa saja manfaat dari membuat buku kas umum?
Jawaban: Membuat buku kas umum membantu Anda memantau arus kas secara menyeluruh. Dengan buku kas umum, Anda dapat mengetahui penerimaan uang, pembayaran uang, pengeluaran uang yang dilakukan oleh bisnis atau organisasi Anda. Selain itu, buku kas umum juga dapat membantu dalam menyusun laporan keuangan dan memudahkan dalam menghitung pajak.
2. Apakah saya perlu memiliki latar belakang akuntansi untuk membuat buku kas umum?
Jawaban: Tidak selalu. Jika Anda menggunakan metode manual, Anda perlu memiliki pemahaman dasar tentang akuntansi. Namun, jika Anda menggunakan software akuntansi, software tersebut biasanya dirancang untuk digunakan oleh orang yang tidak memiliki latar belakang akuntansi.
Video Cara Membuat Buku Kas Umum dengan Excel
Berikut adalah video tutorial cara membuat buku kas umum dengan menggunakan Microsoft Excel:
Dalam video tersebut, Anda akan belajar cara membuat buku kas umum dengan menggunakan Microsoft Excel. Dapat digunakan sebagai alternatif untuk metode manual
Itulah beberapa cara membuat buku kas umum dan contoh-contoh yang bisa Anda gunakan sebagai referensi. Dengan menggunakan buku kas umum, Anda dapat memonitor keuangan bisnis atau organisasi Anda dengan baik dan lebih terstruktur.
