Pandemi Covid-19 telah membawa dampak yang cukup signifikan terhadap berbagai sektor, termasuk bisnis dan perdagangan. Banyak usaha dan toko yang terpaksa tutup sementara waktu karena adanya kebijakan pembatasan sosial yang diberlakukan oleh pemerintah. Namun, tidak sedikit juga yang tetap bisa beroperasi dengan mematuhi protokol kesehatan yang telah ditetapkan.
Salah satu hal yang menjadi penting adalah manajemen stok barang. Dalam situasi yang tidak pasti seperti ini, pemilik usaha harus bisa memanajemen stok barang dengan efektif dan efisien. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan menggunakan aplikasi Excel.
Banyak pemilik usaha yang mungkin sudah menggunakan Excel untuk menyusun laporan keuangan mereka. Namun, Excel juga bisa digunakan untuk manajemen stok barang. Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang cara menggunakan Excel untuk manajemen stok barang, aplikasi yang tersedia, dan tips-tips untuk memaksimalkan fitur di dalamnya.
Tutorial Cara Membuat Stok Barang Masuk dan Keluar Dengan Excel
Sebelum membahas langkah-langkah lebih lanjut, mari kita bahas terlebih dahulu tentang apa itu manajemen stok barang. Manajemen stok barang adalah sebuah proses pengaturan dan pemantauan stok barang yang dimiliki oleh sebuah toko atau perusahaan. Dalam manajemen ini, penting untuk memiliki pengelolaan yang baik dan sistematis agar bisa meminimalisir kerugian dan meningkatkan keuntungan.
Manajemen stok barang dapat dilakukan dengan cara manual atau dengan menggunakan perangkat lunak yang khusus dirancang khusus untuk manajemen stok. Dalam artikel ini, kita akan membahas salah satu perangkat lunak yang populer digunakan untuk manajemen stok, yaitu Excel.
Berikut adalah langkah-langkah menggunakan Excel untuk manajemen stok barang:
1. Membuka Excel dan Membuat Kolom
Langkah pertama dalam menggunakan Excel adalah membuka program dan membuat kolom. Dalam manajemen stok barang, kolom yang dihasilkan biasanya terdiri dari:
– ID barang
– Nama barang
– Deskripsi barang
– Jumlah barang pada awal periode
– Jumlah barang masuk
– Jumlah barang keluar
– Jumlah barang diakhir periode
– Harga beli
– Harga jual
Kolom-kolom ini digunakan untuk memasukkan data mengenai stok barang yang dimiliki. Anda bisa menyesuaikan kolom ini sesuai dengan kebutuhan Anda.
2. Memasukkan Data
Setelah membuat kolom, langkah selanjutnya adalah memasukkan data. Data yang dimasukkan biasanya meliputi informasi tentang barang yang dimiliki, jumlah barang yang masuk, jumlah barang yang keluar, harga beli, dan harga jual.
Untuk memasukkan data, Anda bisa langsung mengetiknya pada kolom yang sudah disediakan atau Anda bisa mengimpor data dari file lain.
3. Menambahkan Rumus
Setelah memasukkan data, langkah selanjutnya adalah menambahkan rumus. Dalam manajemen stok barang, terdapat beberapa rumus yang biasanya digunakan, yaitu:
– Persediaan awal periode (PA) = Jumlah barang pada awal periode
– Persediaan akhir periode (PA) = Persediaan awal periode + Jumlah barang masuk – Jumlah barang keluar
– Jumlah barang masuk (JM) = Jumlah total barang yang masuk dalam satu periode
– Jumlah barang keluar (JK) = Jumlah total barang yang keluar dalam satu periode
– Total barang (TB) = Jumlah barang masuk – Jumlah barang keluar
Setelah menambahkan rumus, Anda bisa melakukan penghitungan dengan menggunakan tombol sum atau melakukan penghitungan otomatis.
4. Membuat laporan
Setelah melakukan penghitungan, langkah terakhir adalah membuat laporan. Laporan yang dibuat biasanya berisi informasi tentang:
– Jumlah barang yang tersedia
– Jumlah barang yang keluar
– Jumlah barang yang akan masuk
– Harga beli dan harga jual
Anda juga bisa membuat laporan yang lebih mendetail dengan menyertakan informasi tentang:
– Kategori barang
– Lokasi penyimpanan barang
– ROI (Return on Investment)
– Penjualan harian/mingguan/bulanan
Selain itu, Anda juga bisa mengatur laporan yang dibuat agar lebih mudah dibaca dan dipahami. Misalnya, dengan menggunakan grafik atau tabel.
Aplikasi Stok Barang Dengan Excel
Selain melakukan manajemen stok dengan Excel secara manual, terdapat juga beberapa aplikasi yang tersedia untuk membantu Anda dalam mengelola stok barang. Beberapa aplikasi tersebut antara lain:
1. Inventoria
Inventoria adalah salah satu aplikasi manajemen stok paling populer di pasaran. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk memonitor dan memperbaharui stok barang dan pesanan dengan mudah dan cepat. Selain itu, Inventoria juga dilengkapi dengan laporan dan grafik untuk membantu Anda memantau penjualan dan keuntungan.
Kelebihan Inventoria:
– Mudah digunakan
– Dilengkapi dengan fitur yang sangat lengkap termasuk fitur pembelian online
– Laporan dan grafik sangat informatif
Kekurangan Inventoria:
– Harga lisensi cukup mahal
2. Stockpile
Stockpile adalah aplikasi manajemen stok gratis yang dapat diakses dari internet browser. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk memonitor stok barang, mengelola pesanan, dan membuat laporan dengan mudah. Selain itu, Anda juga dapat melacak histori stok dan mengecek ketersediaan barang secara langsung.
Kelebihan Stockpile:
– Aplikasi gratis
– Mudah digunakan dan diakses dari mana saja
– Dilengkapi dengan fitur yang lengkap termasuk laporan stok dan pesanan
Kekurangan Stockpile:
– Tidak bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang kompleks
– Dibutuhkan koneksi internet yang stabil
Tips-Tips Menggunakan Excel untuk Manajemen Stok Barang
Selain menggunakan langkah-langkah dasar yang telah dijelaskan di atas, terdapat juga beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam menggunakan Excel untuk manajemen stok barang. Beberapa tips tersebut antara lain:
1. Terus meng-update data stok barang
Meng-update data stok barang secara teratur sangat penting untuk memastikan bahwa informasi yang diberikan akurat. Setidaknya, lakukan update dua kali dalam sebulan atau jika ada perubahan jumlah stok barang yang signifikan.
2. Gunakan filter untuk mencari data yang dibutuhkan
Excel menyediakan fitur filter yang memungkinkan Anda untuk mencari data yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. Dengan menggunakan filter, Anda bisa memfilter data berdasarkan informasi tertentu seperti kategori barang, tanggal pengiriman, dan sebagainya.
3. Manfaatkan fitur grafik
Untuk memahami data dengan lebih baik, gunakan fitur grafik yang disediakan oleh Excel. Dengan menggunakan grafik, Anda bisa memvisualisasikan data dengan lebih jelas sehingga memudahkan Anda untuk membuat keputusan yang tepat dan efektif.
4. Backup data secara rutin
Data yang tersimpan dalam Excel bisa hilang atau corrupt karena beberapa faktor seperti kesalahan pengguna atau kerusakan perangkat keras. Oleh karena itu, penting untuk melakukan backup data secara rutin. Anda bisa menyimpan data di dalam hard drive eksternal atau di cloud storage.
FAQ
Q: Apakah bisa melakukan manajemen stok barang tanpa menggunakan Excel?
A: Ya, bisa. Saat ini sudah banyak perangkat lunak atau aplikasi yang tersedia untuk membantu Anda dalam manajemen stok barang.
Q: Apakah Excel tersedia untuk smartphone?
A: Ya, Excel tersedia untuk smartphone baik Android maupun iOS.
Video Tutorial Excel untuk Manajemen Stok Barang
Berikut adalah video tutorial menggunakan Excel untuk manajemen stok barang:
https://www.youtube.com/watch?v=lMT9j-J-Jqs
Dalam video ini, dijelaskan langkah-langkah untuk membuat laporan stok barang dengan Excel dengan mudah dan cepat. Dalam video ini, Anda juga dapat melihat beberapa tips dan trik untuk memaksimalkan penggunaan Excel dalam manajemen stok barang.
