Masa pandemi membuat banyak perusahaan harus beralih ke sistem kerja dari rumah atau work from home. Dalam menjalankan sistem ini, penggunaan aplikasi absensi otomatis menjadi sangat penting untuk memantau kehadiran karyawan dan efektivitas kerja mereka.
Membuat Aplikasi Absensi Otomatis Menggunakan Microsoft Excel
Microsoft Excel merupakan salah satu aplikasi populer yang sering digunakan oleh perusahaan untuk mengolah data. Selain itu, Excel juga dapat digunakan untuk membuat aplikasi absensi otomatis. Berikut adalah tutorial lengkap untuk membuat aplikasi absensi otomatis menggunakan Excel.
Step 1 – Membuat Daftar Karyawan
Langkah pertama adalah membuat daftar karyawan yang akan diabsensi. Untuk itu, buat tabel dengan kolom Nama, Tanggal Masuk, dan Jabatan. Setelah itu, isi data karyawan dalam tabel tersebut.
Step 2 – Format Tanggal
Langkah selanjutnya adalah memformat kolom tanggal masuk dengan jenis format tulisan Tanggal agar data tanggal dapat diproses dengan tepat.
Step 3 – Menambahkan Kolom Kehadiran dan Izin
Buat dua kolom baru dengan judul “Kehadiran” dan “Izin”. Kolom Kehadiran akan berisi nilai kehadiran karyawan, sedangkan kolom Izin akan berisi nilai izin karyawan pada tanggal yang bersangkutan.
Step 4 – Menggunakan Rumus IF
Untuk menghitung nilai kehadiran atau izin karyawan, digunakan rumus IF. Rumus IF memiliki sintaks sebagai berikut:
IF(logika;kondisi jika benar;kondisi jika salah) Untuk menghitung kehadiran, rumus IF yang digunakan adalah:
=IF(K4<>"";IF(L4="";"hadir";"izin");"tidak hadir") Penjelasannya, kolom K adalah kolom tanggal masuk, dan kolom L adalah kolom Izin. Jika kolom K ada isinya, maka akan dicek apakah kolom L kosong. Jika kosong, maka dihitung sebagai “hadir”. Jika kolom L tidak kosong, maka dihitung sebagai “izin”. Namun, jika kolom K kosong, maka dihitung sebagai “tidak hadir”.
Untuk menghitung nilai izin, digunakan rumus IF yang sama, namun dipisah untuk mencari nilai izin:
=IF(K4<>"";IF(L4<>"";"izin";"");"") Step 5 – Kustomisasi Format Kehadiran
Setelah menghitung nilai kehadiran dan izin, selanjutnya adalah memformat tampilan kolom Kehadiran. Pilih sel pada kolom Kehadiran, lalu pilih “Conditional Formatting” pada menu “Home” dan pilih “Highlight Cell Rules”. Setelah itu, pilih “Text Contains” dan masukkan teks “tidak hadir”. Kemudian, pilih warna merah untuk membedakannya dengan nilai kehadiran positif lainnya. Tekan “OK” dan selesai.
Format Absen Guru Per Jam
Selain dapat digunakan untuk membuat aplikasi absensi otomatis karyawan, Excel juga dapat digunakan untuk membuat format absen guru per jam. Berikut adalah tutorial untuk membuat format absen guru per jam menggunakan Excel.
Step 1 – Membuat Tabel Periode
Pertama, buat tabel dengan kolom “Tanggal” dan 5 kolom lainnya untuk waktu pelajaran. Isi data tanggal pada kolom “Tanggal” sesuai dengan periode waktu yang akan diabsen.
Step 2 – Membuat Tabel Guru
Buat tabel dengan kolom “Nama Guru”, “Jenis Kelamin”, “Mata Pelajaran”, dan “Kelas”. Isi data guru pada tabel tersebut sesuai dengan data guru yang akan diabsen pada periode yang sama dengan tabel sebelumnya.
Step 3 – Membuat Tabel Absen
Buat tabel dengan kolom “Tanggal” dan 5 kolom lainnya yang merepresentasikan waktu pelajaran. Tambahkan kolom “Nama Guru” yang diambil dari tabel sebelumnya. Kolom “Kehadiran” diisi dengan nilai “Hadir” atau “Tidak Hadir”. Kolom “Jumlah Jam” diisi dengan jumlah jam mengajar pada waktu pelajaran tersebut.
Cara Menghitung Absensi Karyawan dengan Excel
Selain tutorial untuk membuat aplikasi absensi otomatis, tutorial berikutnya adalah cara menghitung absensi karyawan menggunakan Excel. Berikut adalah langkah-langkahnya:
Step 1 – Membuat Tabel Kehadiran Karyawan
Buat tabel dengan kolom “Nama Karyawan”, “No. Karyawan”, dan beberapa kolom lain yang merepresentasikan periode waktu absen. Isi data karyawan pada tabel tersebut.
Step 2 – Menghitung Jumlah Hari Kerja
Buat kolom “Jumlah Hari Kerja” yang merupakan jumlah hari kerja selama periode waktu absen. Rumus yang digunakan adalah:
=NETWORKDAYS(start_date;end_date;[holidays]) Di mana start_date adalah tanggal awal periode, dan end_date adalah tanggal akhir periode. Jika ada hari libur, dapat dimasukkan ke dalam argumen holidays dengan cara memisahkan tanggal dengan tanda koma.
Step 3 – Menghitung Jumlah Hari Karyawan Hadir
Buat kolom “Jumlah Hari Hadir” yang merupakan jumlah hari karyawan hadir selama periode waktu absen. Rumus yang digunakan adalah:
=COUNTIF(range;criteria) Di mana range adalah rentang sel yang akan dicek, dan criteria adalah kriteria yang akan dicocokkan. Dalam hal ini, range yang dicek adalah kolom absen setiap karyawan, dan kriteria yang dicocokkan adalah nilai “hadir”.
Step 4 – Menghitung Persentase Kehadiran
Buat kolom “Persentase Kehadiran” yang merupakan persentase kehadiran karyawan selama periode waktu absen. Rumus yang digunakan adalah:
=(Jumlah Hari Hadir/Jumlah Hari Kerja)*100 Rumus ini akan menghasilkan nilai persentase dari kehadiran karyawan selama periode waktu absen.
FAQ
1. Apakah aplikasi absensi otomatis memiliki kelebihan dibanding absensi manual?
Ya, aplikasi absensi otomatis memiliki beberapa kelebihan dibanding absensi manual, antara lain:
- Lebih efisien dan cepat dalam pengolahan data kehadiran karyawan.
- Lebih akurat dalam menghitung kehadiran karyawan.
- Lebih mudah untuk dipantau oleh manajer atau atasan.
- Lebih ramah lingkungan karena tidak memerlukan kertas untuk mencatat kehadiran.
2. Apakah aplikasi absensi otomatis dapat menghasilkan laporan kehadiran?
Ya, aplikasi absensi otomatis dapat menghasilkan laporan kehadiran karyawan dalam periode waktu tertentu. Laporan dapat berupa file Excel atau file PDF yang dapat diunduh atau dikirim melalui email kepada atasan atau manajemen perusahaan.
Video Tutorial
Berikut adalah video tutorial lengkap untuk membuat aplikasi absensi otomatis menggunakan Microsoft Excel:
