Salah satu hal yang dibutuhkan dalam kegiatan di kantor atau sekolah adalah absensi. Absensi dibutuhkan untuk memastikan kehadiran setiap karyawan atau siswa pada waktunya. Pada awalnya, absensi dicatat secara manual dengan menggunakan buku. Namun, dengan kemajuan teknologi saat ini, absensi dapat dibuat secara otomatis menggunakan Microsoft Excel.
Cara Membuat Absensi Otomatis di Excel 2010
Berikut adalah langkah-langkah cara membuat absensi otomatis di Excel 2010:
- Buat tabel kosong dengan memilih kolom dan baris yang diinginkan. Pada contoh ini, tabel yang dibuat terdiri dari tanggal, nama, status hadir, dan keterangan.
- Isilah tabel tersebut dengan data yang sesuai.
- Tambahkan rumus di kolom status hadir untuk menghitung kehadiran setiap karyawan atau siswa. Rumus yang digunakan pada contoh ini adalah sebagai berikut: =IF(ISBLANK(C3),””,IF(C3=”Hadir”,”Hadir”,”Tidak Hadir”))
- Tambahkan rumus di kolom keterangan untuk menampilkan keterangan hadir atau tidak hadir. Rumus yang digunakan pada contoh ini adalah sebagai berikut: =IF(ISBLANK(C3),””,IF(C3=”Tidak Hadir”,D3,””))
- Simpan file absensi tersebut dan beri nama sesuai dengan keperluan.
Cara Membuat Absensi Otomatis dengan Excel 2007
Bagaimana jika Anda menggunakan Microsoft Excel 2007? Berikut adalah cara membuat absensi otomatis dengan Excel 2007:
- Buat tabel kosong dengan memilih kolom dan baris yang diinginkan. Pada contoh ini, tabel yang dibuat terdiri dari tanggal, nama, dan status hadir.
- Tekan tombol Ctrl+A pada tabel tersebut dan klik kanan pada salah satu sel pada tabel yang sudah dipilih tersebut.
- Pilih Format Cells dan pilih kategori Custom di bawah Number. Masukkan tiga tanda petik dan tanda hubung seperti ini: ” – “. Ini akan membuat format tanggal yang bisa dibaca Excel dan akan disimpan sebagai teks.
- Isilah kolom-kolom tersebut dengan data yang sesuai.
- Tambahkan rumus di kolom status hadir untuk menghitung kehadiran setiap karyawan atau siswa. Rumus yang digunakan pada contoh ini adalah sebagai berikut: =IF(ISBLANK(C3),””,IF(C3=”Hadir”,”Hadir”,”Tidak Hadir”))
- Simpan file absensi tersebut dan beri nama sesuai dengan keperluan.
FAQ
1. Apakah Microsoft Excel merupakan satu-satunya software yang dapat digunakan untuk membuat absensi otomatis?
Tidak. Ada beberapa software lain seperti Google Sheets, LibreOffice Calc, dan aplikasi-aplikasi payroll yang dapat digunakan untuk membuat absensi otomatis.
2. Apakah absensi otomatis dapat dipakai untuk keperluan instansi pemerintah?
Ya. Instansi pemerintah juga dapat menggunakan absensi otomatis untuk memudahkan proses pencatatan kehadiran karyawan atau pegawainya.
