Pandemi COVID-19 membuat segala bentuk kegiatan berjalan terbatas, termasuk pendidikan. Meskipun banyak sekolah dan universitas yang sudah mulai menerapkan pembelajaran jarak jauh, namun berbagai masalah masih timbul dalam proses pembelajaran ini. Salah satu masalah yang sering dihadapi oleh guru dan dosen adalah absensi siswa dan mahasiswa yang kurang terkontrol, sehingga menimbulkan kebijakan yang kurang tepat. Oleh karena itu, penting bagi para pendidik untuk memiliki fitur absensi yang efektif dan efisien. Dalam tulisan ini akan dibahas cara membuat daftar hadir di Excel absen kelas dan acara.
Cara Membuat Daftar Hadir di Excel Absen Kelas dan Acara
1. Langkah Pertama: Membuka Program Microsoft Excel
Pertama-tama, buka program Microsoft Excel pada komputer atau laptop Anda. Setelah program terbuka, pilih lembar kerja baru untuk membuat daftar hadir Anda di Excel.
2. Langkah Kedua: Menyiapkan Data Siswa atau Mahasiswa
Langkah selanjutnya adalah menyiapkan data siswa atau mahasiswa. Jika data yang akan diinputkan tidak terlalu banyak, maka Anda dapat mengetik nama-nama peserta absen langsung pada kolom A. Namun, jika peserta absen terlalu banyak, lebih baik Anda membuat daftar absen secara otomatis dengan menggunakan rumus =ROW () seperti contoh berikut:
3. Langkah Ketiga: Menambahkan Kolom Tanggal
Setelah data siswa atau mahasiswa siap, langkah berikutnya adalah menambahkan kolom tanggal. Anda dapat mengetikkan tanggal langsung pada kolom sebelah A, tetapi jika Anda ingin membuat daftar hadir absen yang dinamis dan transparan, maka akan lebih baik jika menambahkan kolom tanggal secara otomatis.
Untuk menambahkan kolom tanggal secara otomatis, klik pada sel yang akan menjadi kolom tanggal pertama (misalnya B2) dan ketikkan formula =TODAY(), kemudian tekan tombol Enter. Kemudian klik pada sel yang sama dan pilih copy (Ctrl + C atau klik kanan dan pilih Copy). Selanjutnya, pilih semua kolom tanggal yang ingin Anda tambahkan dan klik Paste Special. Kemudian pilih Formula dan klik OK. Dengan cara ini, kolom tanggal akan terisi otomatis sesuai dengan waktu saat itu.
4. Langkah Keempat: Menambahkan Pilihan Kehadiran
Setelah menyiapkan kolom tanggal, langkah berikutnya adalah menambahkan pilihan kehadiran pada kolom selanjutnya. Anda dapat menambahkan pilihan hadir, sakit, izin, atau alpha pada kolom C. Untuk menambahkan pilihan kehadiran, klik pada sel C2 dan tambahkan pilihan yang Anda inginkan, misalnya “Hadir”. Kemudian, pilih sel C2 dan klik pada bagian kanan bawah sel untuk menyalin pilihan ke sel lainnya. Dengan cara ini, pilihan kehadiran akan ditambahkan pada semua kolom C.
5. Langkah Kelima: Menambahkan Rumus Hitung Total Kehadiran
Setelah menyiapkan kolom tanggal dan pilihan kehadiran, langkah berikutnya adalah menambahkan rumus hitung total kehadiran pada kolom terakhir. Untuk menambahkan rumus ini, klik pada sel terakhir pada baris kehadiran, misalnya sel D2, dan ketikkan formula =COUNTIF(C2:C32,”Hadir”).
Dalam formula ini, C2:C32 mengacu pada kolom yang berisi pilihan kehadiran, dan “Hadir” adalah pilihan kehadiran yang ingin dihitung. Rumus ini akan menghitung jumlah kehadiran peserta pada seluruh absen.
6. Langkah Keenam: Menambahkan Format Kehadiran
Setelah menambahkan rumus hitung total kehadiran, langkah berikutnya adalah menambahkan format kehadiran. Anda dapat menambahkan format warna pada sel untuk menunjukkan apakah peserta hadir atau tidak.
Untuk menambahkan format warna pada sel, klik pada sel C2 dan pilih Format>Conditional Formatting. Pilih Format seluruh baris jika sel di kolom E kurang dari atau sama dengan 10, dan warnai seluruh baris dengan warna merah. Dalam contoh ini, kolom E merupakan kolom yang berisi rumus hitung total kehadiran.
7. Langkah Terakhir: Menyimpan dan Mencetak Daftar Absen
Setelah seluruh proses pembuatan daftar hadir di Excel selesai, langkah terakhir adalah menyimpan dan mencetak daftar absen tersebut. Untuk menyimpan daftar absen di Excel, klik pada tab File dan pilih Save As. Kemudian, pilih tempat penyimpanan file dan beri nama file yang mudah diingat.
Setelah menyimpan file, langkah terakhir adalah mencetak daftar absen. Untuk mencetak file absen, klik pada tab File dan pilih Print Preview. Pastikan semua data tampil dengan benar, kemudian klik tombol Print untuk mencetak daftar absen.
FAQ
1. Apakah daftar hadir di Excel dapat meningkatkan efektivitas proses pembelajaran?
Ya, dengan menggunakan daftar hadir di Excel, guru atau dosen dapat memonitor kehadiran siswa atau mahasiswa secara efektif dan efisien. Dengan ini, kebijakan tegas dapat segera diambil jika ada siswa atau mahasiswa yang sering bolos, sehingga memperbaiki kualitas pembelajaran.
2. Apakah saya dapat menambahkan pilihan kehadiran lain pada daftar hadir di Excel?
Ya, Anda dapat menambahkan pilihan kehadiran lain di daftar hadir di Excel sesuai dengan kebutuhan Anda. Misalnya, Anda dapat menambahkan pilihan “Tepat Waktu” atau “Terlambat”. Hal ini dapat memberikan informasi yang lebih akurat tentang kehadiran peserta absen Anda.
Link Video Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=d9Ypf1D53g4
Video ini memberikan tutorial tentang cara membuat absen bulanan di Excel. Langkah-langkah yang diberikan dapat diaplikasikan pada daftar hadir di Excel absen kelas dan acara. Jika Anda masih bingung dan membutuhkan bantuan lebih lanjut, video ini dapat menjadi referensi tambahan untuk Anda.
