Berkantor atau bekerja di lingkungan perusahaan memerlukan suatu kedisiplinan terhadap waktu. Salah satu cara dalam mengukur kedisiplinan tersebut adalah dengan melakukan absensi karyawan atau pegawai. Pencatatan absensi yang dilakukan oleh perusahaan dapat mencakup berbagai jenis karyawan atau pegawai, mulai dari pegawai tetap, karyawan kontrak, karyawan honorer, hingga karyawan part time.
Di era digital seperti sekarang, pencatatan absen bukan lagi dilakukan secara manual, tapi dilakukan dengan bantuan sebuah software atau perangkat lunak. Berbicara mengenai program software untuk absensi, ada berbagai jenis software yang tersedia dalam pasar bisnis, mulai dari program gratis hingga berbayar. Namun pada kesempatan ini, kita akan membahas cara membuat absensi sendiri menggunakan Microsoft Office Excel.
Langkah-Langkah Membuat Absensi Bulanan di Excel
Berikut merupakan langkah-langkah cara membuat absensi bulanan di Excel:
1. Persiapkan Data Pegawai atau Karyawan
Sebelum memulai membuat absensi, pastikan Anda telah memiliki data identifikasi karyawan yang akan dicatat absennya dalam suatu tabel. Data identifikasi yang perlu ada dalam tabel antara lain:
- Nama pegawai atau karyawan
- Nomor ID pegawai
- Jenis kelamin
- Tanggal mulai bekerja
- Status karyawan
Setelah memiliki data identifikasi tersebut, selanjutnya membuat tabel data karyawan pada Excel. Buat tabel dengan menuliskan masing-masing data identifikasi di kolom-kolom pada baris pertama dari tabel.
2. Menambahkan Data Kehadiran Karyawan
Dalam membuat table absensi bulanan, kita perlu menambahkan data kehadiran karyawan. Untuk menghasilkan data absensi dengan data yang akurat, pastikan bahwa waktu datang dan waktu pulang para karyawan atau pegawai sudah benar dan terukur. Setelah itu buatlah kolom baru untuk masukan data kehadiran tersebut.
Pada kolom data kehadiran, isikan dengan huruf ‘H’ untuk merujuk pada karyawan yang hadir selama satu hari kerja penuh atau huruf ‘S’ untuk merujuk pada karyawan yang hadir pada Sebagian hari kerja. Untuk keperluan karyawan yang tidak masuk dapat dicatat dengan huruf ‘I’ untuk sakit, huruf ‘C’ untuk cuti, dan huruf ‘A’ untuk alasan lain (misalnya ada acara keluarga, izin, atau tugas luar kantor, dll).
3. Membuat Rumus Kehadiran
Selanjutnya, kita juga dapat melakukan perhitungan otomatis dengan membuat rumus kehadiran pada setiap karyawan. Untuk melakukannya, kita harus membuat kolom baru yang berisi rumus pembuatan total kehadiran setiap pegawai. Dalam rumus tersebut, kita dapat menggunakan fungsi COUNTIF untuk menghitung total kehadiran karyawan.
Contohnya, pada rumus di bawah ini kita menggunakan fungsi countif untuk mencari ‘H’ (hadir), ‘S’ (sebagian hadir) dan ‘I’ (sakit). Rumus tersebut akan mendeteksi data kehadiran karyawan pada kolom dimana terdapat nama karyawan yang sesuai dengan data kehadirannya.
4. Membuat Grafik Kehadiran
Setelah menambahkan rumus kehadiran, selanjutnya kita dapat membuat grafik atau diagram dalam rangka menganalisis data kehadiran dan mengidentifikasi pola kehadiran karyawan selama periode tertentu. Diagram atau grafik yang umum digunakan adalah diagram batang.
Untuk membuat diagram batang, pertama-tama letakkan kursor di sebelah kiri judul kolom dalam tabel (dalam hal ini jenis kelamin), kemudian tekan tombol Shift dan tahan kemudian arahkan kursor ke kanan hingga seluruh baris telah terpilih.
Selanjutnya dari menu Insert di Excel, pilih salah satu jenis grafik batang yang tersedia. Jenis batang yang biasa digunakan dalam grafik data kehadiran adalah jenis stacked bar chart atau stacked column chart. Pilih jenis grafik tersebut dengan mengklik tanda (+) yang ada pada menu Insert.
FAQ
Pertanyaan 1: Apakah penting untuk membuat absensi di Excel?
Jawaban: Ya, penting. Dengan adanya absensi yang rapi dan teratur, kita bisa menghitung dengan baik berapa kali pegawai atau karyawan yang masuk kerja pada suatu bulan, berapa kali ia tidak masuk, saya cuti atau bahkan sakit. Hal ini penting sebagai bahan evaluasi kinerja karyawan maupun penentuan gaji yang akan diterima karyawan pada akhir bulan.
Pertanyaan 2: Apakah cara ini aman terhadap keamanan data karyawan?
Jawaban: Ya, karena penggunaan Excel dalam membuat absensi bulanan memang sangat cocok untuk perusahaan yang masih memiliki jumlah karyawan yang relativ kecil. Selama data absensi tersebut tidak disebarkan secara umum dan hanya disematkan ke dalam sistem perusahaan, maka data tersebut cukup aman.
Berikut merupakan video tutorial cara membuat daftar absen untuk 1 bulan di Excel:
