Memiliki daftar absensi dalam format digital dapat sangat membantu pengelolaan kelas atau tim. Anda tidak perlu lagi repot menulis absen manual dan menghitung jumlah hadir atau tidak hadir setiap hari. Dalam tutorial kali ini, kami akan membahas cara membuat daftar absensi menggunakan Microsoft Excel.
Apa saja yang dibutuhkan untuk membuat daftar absensi di Excel?
Sebelum mulai membuat daftar absensi di Excel, pastikan Anda telah memiliki software Microsoft Excel yang terpasang di perangkat Anda. Jika belum memiliki, Anda dapat membeli lisensinya atau menggunakan alternatif program spreadsheet seperti Google Sheets yang dapat diakses secara gratis.
Setelah memastikan Anda memiliki software spreadsheet, persiapkan juga data karyawan atau siswa yang akan dimasukkan ke dalam daftar absensi tersebut. Pastikan data tersebut lengkap dan akurat agar nanti ketika absen, tidak terjadi kesalahan.
Bagaimana cara membuat daftar absensi di Excel?
Berikut ini adalah langkah-langkah membuat daftar absensi di Excel:
- Buka program Microsoft Excel
- Pilih New Workbook
- Buat tabel dengan kolom nama karyawan atau siswa pada kolom pertama dan kolom tanggal pada kolom selanjutnya
- Format isi sel pada kolom tanggal agar sesuai dengan format tanggal yang diinginkan
- Mulai melakukan absen dengan mengisi ‘Hadir’ atau ‘Tidak Hadir’ di kolom tanggal sesuai dengan kehadiran setiap karyawan atau siswa
- Hitung jumlah hadir dan tidak hadir menggunakan rumus count atau sum pada kolom total hadir dan total tidak hadir
Selain langkah-langkah di atas, Anda juga dapat melakukan beberapa tips berikut untuk mempermudah pembuatan daftar absensi di Excel:
- Siapkan tabel hari kerja pada bulan tersebut pada worksheet baru. Kemudian, gunakan fungsi VLOOKUP di tempat kolom tanggal
- Jika Anda menggunakan Excel 2016 atau versi yang lebih baru, coba gunakan fitur Quick Analysis untuk membuat grafik yang menunjukkan tingkat kehadiran
- Gunakan format conditional formatting untuk membuat sel merah atau hijau, tergantung pada kehadiran karyawan atau siswa
Bagaimana cara membuat absen menggunakan rumus di Excel?
Anda juga dapat membuat absen di Excel menggunakan rumus agar proses absen dapat lebih efektif dan efisien. Berikut ini adalah rumus-rumus yang dapat digunakan:
- Count : Digunakan untuk menghitung jumlah angka pada sel atau rentang sel
- Sum : Digunakan untuk menghitung jumlah angka pada sel atau rentang sel sekaligus
- If : Digunakan untuk mengecek suatu kriteria dan mengembalikan nilai TRUE atau FALSE
- And : Digunakan untuk mengecek dua kriteria dan mengembalikan nilai TRUE atau FALSE jika keduanya benar
- Or : Digunakan untuk mengecek dua kriteria dan mengembalikan nilai TRUE atau FALSE jika salah satu kriteria benar
Bagaimana cara membuat grafik absensi di Excel?
Grafik dapat membantu Anda memvisualisasikan presentase kehadiran dan ketidak hadiran karyawan atau siswa. Berikut ini adalah cara membuat grafik absensi di Excel:
- Pilih kolom dengan jumlah kehadiran dan ketidak hadiran dan buat grafik batang atau grafik lingkaran
- Atur formating grafik agar sesuai dengan selera Anda
- Tambahkan label pada sumbu x dan y
- Simpan grafik tersebut dan sisipkan pada dasbor rekapitulasi absensi
FAQ
1. Apa yang harus saya lakukan jika ada siswa atau karyawan yang datang terlambat?
Jika ada siswa atau karyawan yang datang terlambat, Anda tetap dapat mengisi absensi menggunakan kriteria “Terlambat”. Selain itu, Anda juga bisa menambahkan kolom khusus untuk menandai siswa atau karyawan yang datang terlambat agar dapat memantau kehadiran dan ketepatan waktu mereka.
2. Apakah harus menggunakan nama lengkap saat membuat daftar absensi di Excel?
Tidak harus. Jika Anda ingin memperpendek waktu absen, Anda dapat menggunakan singkatan atau inisial nama karyawan atau siswa. Namun, pastikan Anda tetap dapat mengidentifikasi siapa yang dimaksud ketika ada perlu untuk memeriksa absensi mereka di masa depan.
