Saat ini, teknologi membuat tata kelola absensi menjadi lebih mudah terutama bagi mereka yang terbiasa dengan spreadsheet. Anda bisa membuat absensi excel melalui aplikasi Microsoft Excel yang tersedia secara gratis di komputer Anda. Dalam artikel ini, kami akan membahas cara membuat daftar hadir atau absen kelas dan acara di Excel.
Cara Membuat Daftar Hadir di Excel Absen Kelas dan Acara
Untuk membuat daftar hadir di Excel, Anda bisa mengikuti tutorial yang kami berikan di bawah ini.
1. Buka Spreadsheet Excel
Langkah pertama untuk membuat daftar hadir di Excel adalah membuka aplikasi Excel di komputer Anda. Setelah itu, buat spreadsheet baru dengan mengklik tombol “New Spreadsheet” atau Anda bisa menggunakan template spreadsheet yang tersedia.
2. Buat Header Tabel
Header tabel merupakan halaman awal untuk membuat daftar hadir di Excel, guna mempermudah mengisi data pada tabel nanti. Buat header tabel dengan memasukkan judul Absensi pada bagian atas, dan tambahkan judul kelas atau acara pada kotak berikutnya. Misalnya, Absensi Kelas 1A atau Absensi Acara Keluarga.
Setelah itu, buat kolom dengan menambahkan baris judul, seperti Nama, Tanggal, dan Jam Mulai. Anda dapat mengatur ukuran kolom sesuai kebutuhan dengan mengeklik baris dan menyeret ukuran baris yang sesuai. Jangan lupa untuk menambahkan kolom untuk keterangan absen, seperti hadir, sakit, izin, atau alasan lain.
3. Masukkan Nama Siswa atau Peserta Acara
Selanjutnya, masukkan daftar nama siswa atau peserta acara pada kolom nama. Pastikan untuk memasukkan nama dengan benar dan sesuai dengan absensi yang akan dibuat. Anda juga bisa menambahkan kolom email atau nomor telepon untuk menghubungi peserta jika diperlukan.
4. Masukkan Tanggal dan Jam Mulai Acara
Masukkan tanggal dan jam mulai acara pada kolom yang telah disediakan. Pastikan untuk memasukkan format yang benar, seperti DD/MM/YYYY untuk tanggal dan HH:MM untuk jam mulai. Anda bisa menyalin data tanggal dan jam mulai jika acara berlangsung pada hari yang sama.
5. Masukkan Keterangan Hadir atau Absen
Terakhir, masukkan keterangan hadir atau absen pada kolom yang telah disediakan. Keterangan ini penting untuk menghitung jumlah hadir, sakit, izin, atau alasan lain yang terjadi dalam acara.
Tutorial: Cara Membuat Absen Bulanan di Excel
Di bawah ini, Anda bisa mengikuti tutorial cara membuat absen bulanan di Excel dengan mudah dan cepat.
1. Buka Spreadsheet Excel
Langkah pertama untuk membuat absen bulanan di Excel adalah membuka aplikasi Excel di komputer Anda. Setelah itu, buat spreadsheet baru dengan mengklik tombol “New Spreadsheet” atau Anda bisa menggunakan template spreadsheet yang sudah tersedia.
2. Buat Tabel Absen
Buat tabel absen dengan mengetikkan judul “Daftar Hadir Bulan [nama bulan] [tahun]” pada baris pertama tabel. Buat kolom dengan menambahkan baris judul seperti Nama, Tanggal, Bagian, dan Keterangan seperti hadir, sakit, libur, atau izin.
3. Input Data Siswa atau Karyawan
Masukkan data siswa atau karyawan pada kolom Nama. Pastikan untuk memasukkan nama dengan benar dan lengkap. Jika absen ini untuk karyawan, maka Anda bisa menambahkan kolom Bagian dan Jabatan pada tabel.
4. Input Tanggal di Excel
Langkah selanjutnya adalah menginput tanggal. Anda bisa memilih tanggal tertentu dan menginputnya di sel yang kosong pada kolom Tanggal, kemudian copy formula cell tersebut pada sel-sel yang kosong.
5. Input Keterangan Absen
Setelah langkah-langkah di atas selesai, silakan masukkan keterangan hadir, sakit, libur, atau izin pada kolom Keterangan. Pastikan untuk memasukkan keterangan dengan jelas dan benar.
Sampai di sini, Anda sudah berhasil membuat absen bulanan di Excel. Selain menggunakan aplikasi Excel, ada juga aplikasi absen online yang bisa Anda gunakan untuk mempermudah tugas administrasi absensi.
FAQ
1. Apa Keuntungan Menggunakan Daftar Hadir di Excel?
Menggunakan daftar hadir di Excel memberikan keuntungan dalam melakukan tugas administrasi absensi. Diantaranya sebagai berikut :
- Mempermudah dan mempercepat pengisian data
- Mudah dimodifikasi sesuai kebutuhan
- Memudahkan penginputan data karena terdapat rumus otomatis
- Menghasilkan laporan absensi yang rapi dan mudah dibaca
- Menghemat waktu dan tenaga dalam membuat laporan absensi
2. Apakah Jenis Keterangan Absen Dalam Daftar Hadir di Excel Terbatas?
Anda bisa menyesuaikan jenis keterangan absen dalam daftar hadir di Excel sesuai dengan kebutuhan. Namun, penting untuk menjaga konsistensi dan jelas dalam menentukan jenis keterangan absen agar laporan absensi yang dihasilkan bisa dipertanggungjawabkan.
Video Tutorial:
Jangan lupa untuk menyimak video tutorial di bawah ini mengenai cara membuat daftar hadir atau absensi di Microsoft Excel yang bisa mempermudah tugas administrasi Anda.
Demikian panduan lengkap untuk membuat daftar hadir atau absen kelas dan acara di Excel. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat absensi dengan mudah dan cepat. Pastikan untuk selalu menjaga konsistensi dan jelas dalam membuat laporan absensi agar dapat dipertanggungjawabkan.
