Membuat absensi memang menjadi salah satu hal yang penting untuk dilakukan, terutama bagi Anda yang memiliki tanggung jawab dalam mengatur kehadiran siswa, karyawan, atau anggota organisasi. Untuk mempermudah tugas tersebut, Excel menjadi salah satu program yang dapat digunakan untuk membuat daftar absen. Berikut adalah beberapa tutorial yang dapat Anda gunakan untuk membuat absensi di Excel.
Cara Membuat Absen Bulanan di Excel
Untuk membuat absen bulanan di Excel, Anda dapat mengikuti tutorial berikut ini:
Langkah 1: Buat Tabel Absen
Pertama-tama, buatlah tabel absen yang berisi kolom-kolom berikut:
- Nama
- Nomor Induk
- Tanggal
- Status Kehadiran (Hadir, Izin, Sakit, Alfa)
Anda dapat menyesuaikan nama kolom sesuai dengan kebutuhan Anda.
Langkah 2: Isi Data Siswa atau Karyawan
Selanjutnya, isi data siswa atau karyawan pada kolom Nama dan Nomor Induk. Untuk mempermudah, Anda dapat menggunakan fungsi AUTO FILL untuk mengisi data secara otomatis. Caranya adalah sebagai berikut:
- Ketikkan nama atau nomor induk pada sel pertama.
- Tekan enter dan arahkan kursor ke pojok bawah kanan sel tersebut.
- Geser ke bawah untuk mengisi data siswa atau karyawan lainnya secara otomatis.
Langkah 3: Buat Rumus Absensi
Setelah semua data siswa atau karyawan terisi, selanjutnya adalah membuat rumus absensi. Rumus absensi dapat digunakan untuk menghitung persentase kehadiran siswa atau karyawan pada setiap bulannya. Berikut adalah rumus absensi yang dapat Anda gunakan:
= Jumlah Kehadiran / Jumlah Hari x 100%
Pada rumus di atas, Jumlah Kehadiran adalah jumlah kolom Hadir, Izin, dan Sakit yang diisi pada bulan tersebut. Jumlah Hari adalah jumlah hari pada bulan tersebut.
Langkah 4: Tambahkan Format Kondisional
Untuk mempermudah Anda dalam melihat kehadiran siswa atau karyawan secara visual, Anda dapat menambahkan format kondisional pada tabel absen. Caranya adalah sebagai berikut:
- Pilih sel atau kolom yang ingin diberikan format kondisional.
- Klik kanan dan pilih Conditional Formatting.
- Pilih jenis format yang ingin Anda gunakan, misalnya Data Bars atau Color Scales.
- Tentukan nilai minimum dan maksimum untuk format tersebut
- Terakhir, klik OK untuk menyimpan pengaturan tersebut.
Cara Membuat Absen Otomatis dengan Excel
Selain membuat absensi bulanan, Anda juga dapat membuat absen otomatis dengan Excel. Berikut adalah tutorial cara membuat absen otomatis:
Langkah 1: Buat Tabel Absen
Langkah pertama adalah membuat tabel absen, sama seperti saat membuat absen bulanan. Namun, untuk membuat absen otomatis, Anda perlu menambahkan kolom-kolom berikut:
- Jam Masuk
- Jam Keluar
- Total Jam Kerja
Kolom Jam Masuk dan Jam Keluar digunakan untuk memasukan waktu datang dan pulang karyawan. Sedangkan, kolom Total Jam Kerja digunakan untuk menghitung jumlah jam kerja karyawan pada hari tersebut.
Langkah 2: Buat Fungsi untuk Menghitung Jam Kerja
Untuk menghitung total jam kerja karyawan, Anda dapat membuat fungsi dengan menggunakan rumus berikut:
B-C
Pada rumus di atas, B adalah waktu datang atau kolom Jam Masuk, sedangkan C adalah waktu pulang atau kolom Jam Keluar.
Langkah 3: Tambahkan Fungsi untuk Menghitung Total Jam Kerja
Selanjutnya, Anda perlu menambahkan fungsi untuk menghitung total jam kerja karyawan pada setiap harinya. Caranya adalah sebagai berikut:
- Pilih sel pada kolom Total Jam Kerja.
- Tulis formula yang mengacu pada kolom Jam Masuk dan Jam Keluar.
- Gunakan fungsi SUM untuk menjumlahkan total jam kerja pada seluruh kolom.
Langkah 4: Tambahkan Fungsi untuk Menghitung Total Jam Kerja Bulanan
Setelah total jam kerja pada setiap harinya terhitung, selanjutnya adalah menghitung total jam kerja karyawan pada setiap bulannya. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Tambahkan kolom Total Jam Kerja Bulanan.
- Pada sel pertama pada kolom Total Jam Kerja Bulanan, tuliskan fungsi untuk menjumlahkan semua total jam kerja pada seluruh kolom Total Jam Kerja pada bulan tersebut.
- Gunakan fungsi SUM untuk menjumlahkan semua total jam kerja.
- Jadikan format sel fungsi menjadi jam.
FAQ
Pertanyaan 1: Apakah saya perlu membuat absen manual setiap harinya?
Jawaban: Tidak, Anda dapat membuat absen otomatis dengan menggunakan Excel. Caranya adalah dengan membuat tabel absen dan menambahkan fungsi untuk menghitung jam kerja karyawan. Dengan demikian, absen akan terisi secara otomatis sesuai dengan waktu datang dan pulang karyawan.
Pertanyaan 2: Apakah ada cara untuk membuat absen lebih mudah atau cepat?
Jawaban: Ya, Anda dapat menggunakan Google Form untuk membuat absen secara online. Dengan Google Form, Anda dapat mengumpulkan data absen secara otomatis dan mengaksesnya kapan saja dan di mana saja melalui Google Spreadsheet. Anda juga dapat menggunakan fitur add-ons seperti Form Publisher atau Autocrat untuk menghasilkan laporan absen yang lebih lengkap.
