Masuk ke dalam dunia kerja, tidak jarang kita dituntut untuk dapat mengolah data dalam bentuk tabel dari Excel menjadi suatu presentasi berupa slide di PowerPoint. Pada saat itulah diperlukan kemampuan untuk memasukkan file Excel ke PowerPoint. Berikut beberapa cara bagi Anda untuk mendapatkan hasil presentasi yang professional dengan menggunakan file Excel.
Masukkan file Excel ke PowerPoint dengan cara manual
Cara ini dapat dilakukan dengan cara meng-kopi tabel pada Excel, kemudian paste pada slide PowerPoint. Berikut langkah-langkahnya:
- Buka file Excel yang ingin dipresentasikan di PowerPoint
- Pilih tabel yang ingin Anda copy
- Pilih tombol Copy pada toolbar, atau gunakan kombinasi keyboard CTRL + C
- Buka slide PowerPoint yang ingin Anda tambahkan tabel Excel-nya
- Pada slide PowerPoint, pilih kotak blank slide baru
- Gunakan kombinasi keyboard CTRL + V atau pilih tombol Paste pada toolbar
- Tekan enter untuk menyelesaikan langkah ini
Setelah langkah-langkah diatas dilakukan, maka tabel tersebut akan tersimpan di dalam slide PowerPoint Anda. Namun, cara ini tidak cocok bagi mereka yang hendak menambahkan file Excel yang memiliki banyak sheet dan terlalu banyak data dalam tabel.
Masukkan file Excel ke PowerPoint menggunakan linked object
Jika tindakan copy dan paste terlalu memakan waktu, mampu memperlambat proses presentasi dan terjadi kesalahan saat melakukan penyalinan tabel, maka dapat menggunakan llinked object. Linked object merupakan cara yang lebih aman karena tidak menyimpan tabel Excel di dalam presentasi PowerPoint, dan akan memperlihatkan data secara langsung bila file Excel yang telah di-update, diakses kembali oleh PowerPoint.
Berikut langkah-langkahnya:
- Pada PowerPoint, buka slide di mana Anda ingin memasukkan tabel Excel
- Klik pada tab Insert, dan pilih Object pada ribbon menu
- Pilih Create from File pada tab.
- Klik pada tombol Browse, untuk mencari file yang ingin digunakan pada slide PowerPoint.
- Jika cukup hanya satu sheet yang ingin digunakan, berikan tanda check pada susunan kotak-linking ke file dan display sebagai icon dulu, lalu klik object link.
- Setelah selesai menambahkan sheet yang diinginkan, klik tombol Ok
Dengan cara ini, tabel Excel di-link ke presentasi PowerPoint, yang akan langsung memperlihatkan data secara langsung bila file Excel yang telah di-update, diakses kembali oleh PowerPoint.
Kesimpulan
Dalam proses presentasi, memasukkan tabel Excel yang terintegrasi ke dalam slide di PowerPoint, merupakan tindakan yang sangat penting. Kemampuan untuk memilih cara yang tepat agar hasil presentasi tidak ketinggalan zaman dan mudah dimengerti oleh audience, merupakan suatu keharusan bagi para professional di masa sekarang ini.
FAQ
Pertanyaan 1: Apakah masih efektif menggunakan metode manual untuk memasukkan file Excel ke PowerPoint?
Jawaban: Tergantung pada pemakaian Anda. Jika slide PowerPoint hanya menggunakan sedikit tabel Excel dan jumlah yang relatif sedikit, metode copy-paste secara manual masih dapat diaplikasikan. Namun saat presentasi dengan durasi lebih lama, dengan banyak slide dan lebih banyak tabel, cara tersebut sudah tidak efisien dan memakan waktu. Lebih baik menggunakan metode linked object yang akan menyimpan tabel Excel secara terpisah.
Pertanyaan 2: Bisakah file Excel di-update tanpa harus membuka file PowerPoint-nya?
Jawaban: Ya, dengan menggunakan cara linked object. Tabel Excel yang telah terhubung dengan slide PowerPoint secara otomatis akan ikut ter-update bila file Excel juga ter-update. Jadi, ketika file Excel di-update, tabel yang telah di-link juga akan ter-update pada slide PowerPoint. Ini merupakan cara yang efisien dan dapat menghemat waktu Anda.
