Excel merupakan salah satu aplikasi pengolah angka yang banyak digunakan di berbagai bidang pekerjaan. Namun, ada beberapa masalah yang sering dijumpai oleh pengguna Excel seperti adanya spasi kosong berlebihan atau mengganggu pada data. Hal ini tentu sangat mengganggu ketika kita ingin melakukan perhitungan atau analisis data yang harus akurat dan presisi.
Cara Menghilangkan Spasi di Excel
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menghilangkan spasi kosong di Excel:
1. Menggunakan Rumus TRIM
Rumus TRIM adalah salah satu rumus pada Excel yang dapat digunakan untuk menghilangkan spasi kosong di depan atau di belakang teks. Cara menggunakan rumus TRIM adalah sebagai berikut:
- Pilih sel atau range sel yang ingin dihilangkan spasi kosongnya.
- Masukkan rumus =TRIM(diikuti referensi sel yang ingin dihilangkan spasi) pada sel di sebelah kanan sel yang di pilih pada langkah pertama.
- Salin rumus tersebut pada sel atau range sel yang ingin dihilangkan spasi kosongnya.
- Klik kanan pada sel yang telah diisi rumus, lalu pilih Paste Values saja.
- Spasi kosong yang ada pada sel atau range sel tersebut akan dihilangkan.
2. Menggunakan Rumus SUBSTITUTE
Jika terdapat spasi kosong di tengah teks, kita dapat menggunakan rumus SUBSTITUTE untuk menggantinya dengan teks lain atau menghapusnya. Caranya adalah sebagai berikut:
- Pilih sel atau range sel yang ingin dihilangkan spasi kosongnya.
- Masukkan rumus =SUBSTITUTE(diikuti referensi sel yang ingin dihilangkan spasi,” “,””) pada sel di sebelah kanan sel yang dipilih pada langkah pertama.
- Spasi kosong yang ada pada sel atau range sel tersebut akan dihilangkan. Jika ingin menggantinya dengan teks lain, dapat diisi di antara petik dua pada rumus SUBSTITUTE tersebut.
Cara Mengatur Spasi Antar Huruf dan Baris di Excel
Selain cara menghilangkan spasi kosong, kita juga dapat mengatur spasi antar huruf dan baris pada data yang ada di Excel agar lebih rapi dan mudah dibaca. Banyak yang tidak tahu bahwa Excel memiliki fitur mengatur spasi yang cukup lengkap. Contohnya:
1. Mengatur Spasi Antar Huruf
Kita dapat mengatur spasi antar huruf pada suatu sel atau range sel dengan cara sebagai berikut:
- Pilih sel atau range sel yang ingin diatur spasi antar hurufnya.
- Klik kanan pada sel tersebut, lalu pilih Format Cells.
- Pada jendela Format Cells, pilih tab Alignment.
- Pada bagian “Horizontal” dan “Vertical”, pilih posisi sel yang ingin diatur spasi antar hurufnya.
- Pada bagian “Indent”, kita dapat mengatur tingkat indentasi pada teks pada sel tersebut.
- Untuk mengatur spasi antar huruf, kita dapat mengisi nilai pada bagian “Spacing”. Nilai yang diberikan adalah dalam satuan “point”, misalnya 0,5 point.
- Klik OK untuk menyimpan perubahan.
2. Mengatur Spasi Antar Baris
Kita juga dapat mengatur spasi antar baris pada suatu sel atau range sel dengan cara sebagai berikut:
- Pilih sel atau range sel yang ingin diatur spasi antar barisnya.
- Klik kanan pada sel tersebut, lalu pilih Format Cells.
- Pada jendela Format Cells, pilih tab Alignment.
- Pada bagian “Vertical”, pilih posisi sel yang ingin diatur spasi antar barisnya. Kita dapat memilih “Top”, “Center”, “Bottoms”, atau “Justify”.
- Untuk mengatur spasi antar baris, kita dapat mengisi nilai pada bagian “Spacing”. Nilai yang diberikan adalah dalam satuan “point”, misalnya 0,5 point.
- Klik OK untuk menyimpan perubahan.
Mengapa Spasi Kosong Perlu Dihilangkan?
Spasi kosong yang berlebihan dapat menimbulkan beberapa masalah, seperti:
1. Memperbesar Ukuran File
Spasi kosong yang berlebihan akan memperbesar ukuran file Excel secara tidak perlu. Hal ini akan menambah waktu loading ketika membuka file Excel tersebut dan memakan ruang penyimpanan yang tidak efisien.
2. Mengganggu Analisis Data
Spasi kosong yang berlebihan pada data dapat mengganggu analisis data yang dilakukan. Misalnya, ketika kita ingin melakukan perhitungan rata-rata nilai pada satu kolom, jika terdapat spasi kosong, maka nilai tersebut akan dianggap sebagai data kosong dan akan merusak perhitungan rata-rata.
FAQ (Frequently Asked Questions)
1. Apakah ada cara untuk menghilangkan spasi kosong di semua sheet pada file Excel?
Ya, kita dapat menghilangkan spasi kosong di semua sheet pada file Excel dengan cara sebagai berikut:
- Pilih tab “Developer” pada ribbon Excel.
- Pilih “Visual Basic” pada grup “Code”.
- Pada jendela Visual Basic Editor, pilih “Insert” lalu “Module”.
- Pada jendela “Module”, masukkan kode berikut:
Sub TrimAllSheets()
Dim sh As Worksheet
Dim rng As Range
For Each sh In ActiveWorkbook.Worksheets
On Error Resume Next
For Each rng In sh.UsedRange
If rng.HasFormula Then
rng.Formula = Application.WorksheetFunction.Trim(rng.Formula)
Else
rng.Value = Application.WorksheetFunction.Trim(rng.Value)
End If
Next rng
On Error GoTo 0
Next sh
End Sub - Klik “Run” atau tekan F5 pada keyboard untuk menjalankan kode tersebut.
- Spasi kosong pada semua sheet pada file Excel akan dihilangkan.
2. Apakah ada cara untuk mengatasi masalah spasi kosong tanpa kehilangan data yang lain?
Ada, salah satu cara untuk mengatasi masalah spasi kosong tanpa kehilangan data yang lain adalah dengan menggunakan fitur “Find and Replace”. Caranya adalah sebagai berikut:
- Pilih sel atau range sel yang ingin dihilangkan spasi kosongnya.
- Salin sel atau range sel tersebut dengan cara tekan Ctrl + C pada keyboard.
- Klik kanan pada sel atau range sel yang telah disalin, lalu pilih “Paste Special”.
- Pada jendela Paste Special, pilih nilai “Values” dan “Add” pada “Operation”.
- Klik OK untuk melakukan operasi penjumlahan.
- Pilih sel atau range sel yang telah dijumlahkan, lalu tekan Ctrl + C pada keyboard.
- Buka fitur “Find and Replace” dengan cara klik Ctrl + H pada keyboard.
- Masukkan spasi kosong pada kolom “Find” dan kolom “Replace” diisi dengan tanpa spasi kosong atau petik kosong.
- Klik “Replace All”. Spasi kosong pada sel atau range sel tersebut akan dihilangkan.
Video Youtube Tutorial Cara Menghilangkan Spasi di Excel
Berikut adalah video tutorial singkat cara menghilangkan spasi kosong di Excel:
