Sekolah adalah tempat penting bagi anak-anak untuk mendapatkan pendidikan yang baik. Namun, selain proses belajar mengajar, kegiatan ekstrakurikuler di sekolah juga sangat penting bagi perkembangan siswa. Salah satu kegiatan ekstrakurikuler yang banyak diminati oleh siswa adalah kegiatan event, seperti lomba, seminar, dan konser. Namun, untuk mengadakan kegiatan event tersebut, diperlukan manajemen yang baik dari panitia event. Tidak sedikit sekolah yang menerapkan manajemen event, terutama untuk kegiatan besar. Berikut ini adalah beberapa tips cara manajemen panitia event di sekolah.
Mencari Konsep yang Sesuai
Sebelum memulai persiapan event, panitia perlu mencari konsep yang sesuai dengan tema kegiatan. Konsep ini bisa berupa dekorasi ruangan, spanduk, hingga perlengkapan yang diperlukan untuk kegiatan tersebut. Contohnya, jika tema kegiatan adalah tentang lingkungan, maka perlengkapan yang diperlukan bisa berupa tumbuhan, mock-up area hijau, dan berbagai dekorasi yang terkait dengan tema lingkungan.
Membuat Timeline Persiapan
Setelah menentukan konsep kegiatan, langkah selanjutnya adalah membuat timeline persiapan. Timeline ini berisi jadwal persiapan kegiatan dari mulai persiapan konsep hingga hari H. Dalam membuat timeline, perlu menjadi sangat detail dalam menentukan waktu, anggaran, dan siapa yang bertanggung jawab dalam setiap tahapan persiapan. Dengan membuat timeline yang detail, panitia akan lebih efektif dalam menyelesaikan tugas masing-masing.
Menjaga Komunikasi yang Baik dengan Semua Pihak yang Terlibat
Komunikasi yang baik antara panitia dengan semua pihak yang terlibat dalam kegiatan sangat penting. Pihak-pihak yang terlibat dalam sebuah kegiatan bisa berupa sponsor, guru, siswa, vendor, hingga sponsor. Dalam menjalin komunikasi, panitia perlu memastikan bahwa semua pihak telah menyepakati hal-hal yang terkait dengan kegiatan, seperti tata cara pelaksanaan kegiatan, anggaran, dan target yang ingin dicapai. Selain itu, mengaktifkan group chat atau WhatsApp untuk mempermudah komunikasi anggota panitia juga sangat dianjurkan.
Menjaga Keuangan
Salah satu faktor yang sangat penting dalam kegiatan event adalah keuangan. Penting bagi panitia untuk memperhatikan aspek keuangan untuk memastikan kegiatan dapat berlangsung dengan baik. Panitia perlu membuat rencana keuangan yang meliputi anggaran yang dibutuhkan untuk setiap tahapan persiapan dan juga transaksi yang terjadi saat kegiatan berlangsung. Selain itu, adanya kebijakan untuk memotong anggaran bagi pengeluaran yang tidak penting, juga bisa membantu menjaga keuangan agar selalu terkontrol.
Bekerja Sama dengan Vendor
Dalam mengadakan kegiatan event, panitia ada kalanya perlu bekerja sama dengan vendor. Vendor sendiri bisa berupa penyedia jasa dekorasi, penyedia konsumsi, hingga penyedia sound system. Dalam memilih vendor, penting bagi panitia untuk memastikan bahwa vendor tersebut memiliki kredibilitas yang baik dan sesuai dengan kebutuhan kegiatan. Selain itu, panitia juga perlu memastikan bahwa biaya yang dikeluarkan untuk vendor sebanding dengan kualitas pelayanan yang diberikan.
Melakukan Promosi kegiatan
Setelah semua persiapan selesai dilakukan, penting bagi panitia untuk melakukan promosi kegiatan. Promosi bisa dilakukan dengan membuat spanduk, brosur, selebaran, hingga mengaktifkan media sosial yang dimiliki oleh sekolah. Media sosial seperti Instagram, Twitter, atau Facebook bisa dimanfaatkan untuk mempromosikan kegiatan kepada para siswa dan masyarakat sekitar.
Memantau Pelaksanaan Kegiatan
Setelah semua persiapan selesai, tiba saatnya untuk melaksanakan kegiatan. Selama pelaksanaan kegiatan, penting bagi panitia untuk tetap mengawasi segala sesuatu yang terjadi. Panitia perlu memastikan bahwa kegiatan berjalan lancar dan sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Hal-hal yang perlu dipantau antara lain adalah keamanan, kenyamanan, dan tingkat kepuasan siswa atau peserta kegiatan.
FAQ
Pertanyaan 1: Apa yang harus dilakukan jika terjadi kejadian yang tidak diinginkan saat kegiatan berlangsung?
Jawaban: Panitia harus selalu siap menghadapi situasi yang tidak diinginkan yang dapat terjadi selama event berlangsung. Hal ini bisa dilakukan dengan menyediakan obat-obatan seperti P3K, mengatur rute evakuasi, mempelajari dan mengenal alat-alat pemadam kebakaran dan menginformasikan nomor darurat kepada peserta kegiatan. Selain itu, jika kejadian yang terjadi bersifat kriminal, panitia harus segera melaporkan ke pihak kepolisian terdekat.
Pertanyaan 2: Bagaimana cara mengatasi kesulitan dalam melaksanakan kegiatan dengan anggaran yang terbatas?
Jawaban: Mengatasi kesulitan dalam melaksanakan kegiatan dengan anggaran terbatas bisa dimulai dengan memprioritaskan biaya untuk hal-hal yang benar-benar penting. Misalnya, jika konsumsi kegiatan tidak terlalu penting bisa dipotong untuk memperkuat anggaran lain yang lebih penting. Selain itu, panitia bisa memanfaatkan bahan-bahan atau properti yang dimiliki oleh pihak sekolah, seperti meja kursi atau tempat parkir yang tidak sedang digunakan.
Video YouTube
Berikut ini adalah video tips untuk membuat sebuah event yang sukses:
Dalam membuat sebuah kegiatan event di sekolah, panitia harus memperhatikan banyak hal agar kegiatan dapat berjalan dengan lancar dan sukses. Mulai dari mencari konsep kegiatan yang sesuai, menentukan timeline persiapan, menjalin komunikasi yang baik dengan semua pihak yang terlibat, menjaga keuangan, bekerja sama dengan vendor, melakukan promosi kegiatan, hingga memantau pelaksanaan kegiatan. Tetap memperhatikan semua hal ini akan membantu panitia untuk mengadakan kegiatan event yang sukses dengan anggaran yang terbatas.
