Microsoft Excel adalah salah satu program spreadsheet yang paling populer di dunia bisnis. Ini menjadi program yang tak tergantikan dalam menyimpan, mengelola, dan menghitung data. Karena fungsinya yang sangat vital untuk keberhasilan bisnis atau proyek, memperbaiki data ms Excel adalah suatu keharusan.
Cara Mudah Memperbaiki Data Ms Excel Yang Berantakan
Jangan khawatir jika data Anda menjadi berantakan. Beberapa trik di bawah ini dapat membantu Anda memperbaiki data ms Excel dengan mudah.
Gunakan Fungsi Text dan Fungsi Split untuk Mengambil Bagian Data
Seringkali Anda mungkin membutuhkan bagian data tertentu dari satu kolom di Excel dan menempatkannya di kolom lain. Namun, bagaimana jika bagian data tersebut tercampur dan digabungkan dengan teks atau angka lain?
Ketika Anda menghadapi situasi seperti ini, fungsi teks dan fungsi split dapat sangat berguna. Misalnya, misalnya Anda memiliki kolom A di mana nama lengkap karyawan pada sel mulai dari A2 hingga A10. Dan Anda harus mencari nilai persentase kenaikan gaji karyawan pada kolom B yang mengikuti nama karyawan.
Untuk menyelesaikan masalah ini, buatlah tiga kolom baru di kanan kolom B. Kolom C akan berisi nama depan, kolom D akan berisi nama belakang, dan kolom E akan memiliki kenaikan gaji total.
Jadi masukkan rumus berikut ke kolom C di sel C2 dan salin ke sel C3 hingga C10:
=LEFT(A2,FIND(” “,A2)-1)
Rumus ini menggunakan fungsi LEFT dan FIND untuk mengekstrak nama depan karyawan. LEFT akan mengambil jumlah karakter tertentu di awal teks. FIND akan mencari posisi spasi pertama di teks.
Kemudian, salin rumus ke kolom D dan E. Tapi ubah formulir menjadi:
=MID(A2,LEN(C2)+2,(LEN(A2)-LEN(C2)-LEN(B2)-2))
Ini akan mengambil nama belakang dengan menggunakan fungsi MID. MID membutuhkan posisi awal dan panjang teks sebagai argumen. Kami menggunakan LEN (panjang teks) untuk menghitung posisi dan panjang.
Rumus ini akan mengambil kenaikan gaji. Ini diselesaikan dengan menggabungkan fungsi teks FIND dengan fungsi teks RIGHT:
= RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(“-“,A2)-2)
FIND akan mencari posisi tanda bintang (-) pertama di sel. RIGHT akan mengambil jumlah karakter yang Anda inginkan (bukan menentukan posisi) dari teks yang berakhir pada tanda bintang (-).
Menggabungkan Dua Kolom Ke Dalam Satu
Salah satu masalah terbesar dalam mengelola data di Excel adalah ketika kolom data diubah menjadi dua kolom atau lebih. Misalnya, jika Anda mendapatkan laporan data dari produk terbaru dari beberapa pemilik bisnis. Kolom A berisi nomor produk, kolom B berisi nama produk, dan kolom C berisi jenis produk.
Tapi setiap pemilik bisnis menggunakan format berbeda untuk nama produk dan jenis produk. Anda perlu menggabungkan kolom B dan C menjadi satu kolom, sehingga Anda dapat melanjutkan analisis data Anda.
Untuk menggabungkan dua kolom, gunakan fungsi CONCATENATE. Misalnya, untuk menggabungkan kolom B dan C, masukkan rumus berikut di sel D2:
=CONCATENATE(B2,””,C2)
Anda dapat menambahkan ruang di antara dua kolom dengan menambahkannya di antara tanda kutip ganda. Misalnya, untuk menambahkan spasi, masukkan rumus berikut:
=CONCATENATE(B2,” “,C2)
Ketika Anda menerapkan rumus ini pada sel D2, dan salin rumus ke sel D3 hingga D10. Anda akan melihat bahwa Anda sekarang memiliki satu kolom yang merupakan gabungan dari dua kolom sebelumnya.
FAQ
1. Bagaimana saya bisa menghapus duplikat data di Excel dengan cepat?
Anda dapat menghapus data duplikat di Excel dengan sangat mudah menggunakan filter. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menghapus duplikat data:
- Pilih rentang data yang ingin diproses.
- Klik pada tab “Data”.
- Pada grup “Sort & Filter” pilih “Advanced”.
- Jendela “Advanced Filter” akan muncul. Pilih “Copy to another location”.
- Selanjutnya, pilih rentang sel tempat data baru ingin Anda masukkan.
- Centang pada “Unique records only” dan klik “OK”.
- Data duplikat akan dihapus, dan hanya data unik yang tersisa.
2. Apa yang harus saya lakukan jika file Excel saya rusak?
Jika Excel berhenti bekerja atau tiba-tiba mati, Anda mungkin telah kehilangan data penting. Ada beberapa cara untuk memperbaiki file Excel yang rusak:
- Pertama, coba periksa apakah file tersebut telah dipindahkan atau diubah nama. Buka file explorer dan ketikkan nama file di kotak pencarian.
- Jika file masih sulit ditemukan, coba gunakan fungsi autosave di Excel. Klik “File”, kemudian “Info”, dan lihat “Version History”.
- Jika itu tidak berhasil, coba gunakan fungsi “Open and Repair” yang ada di Excel. Buka program Excel, pilih “File”, pergi ke “Info” dan cari pilihan “Open and Repair”.
- Jika itu semua gagal, gunakan metode pengembalian data dari backup terakhir. Jika Anda melakukan backup data secara teratur, Anda dapat mengembalikan data menjadi keadaan semula.
Video Tutorial
Berikut ini adalah video tutorial tentang cara memperbaiki data ms Excel yang berantakan:
Kesimpulan
Mengelola data di Excel bisa menjadi tugas yang sangat melelahkan terutama jika data Anda tidak berbentuk yang lebih terstruktur. Namun, dengan memahami trik dan teknik dasar ini, Anda dapat dengan mudah membuat data ms Excel Anda menjadi lebih terstruktur dan lebih mudah dianalisis.
Ingatlah selalu untuk membuat salinan file excel Anda sebelum mengubah data yang asli. Lakukan backup secara teratur sehingga Anda dapat mengambil data yang terakhir saat Anda mengalami kerusakan.
