Jika kita bekerja dengan spreadsheet, mengurutkan data seringkali menjadi salah satu tugas terpenting. Excel memiliki beragam cara untuk mengurutkan data, mulai dari mengurutkan secara ascending atau descending, menambahkan kriteria pengurutan, dan bahkan membuat pengurutan berdasarkan aturan tertentu. Artikel ini akan membahas cara-cara tersebut dan memberikan tips untuk memudahkan proses pengurutan data di Excel.
1. Cara Mengurutkan Data Ascending dan Descending di Excel
Langkah pertama dalam pengurutan data adalah menentukan apakah kita ingin mengurutkan data secara ascending atau descending. Secara default, Excel akan mengurutkan data secara ascending, yang berarti data akan diurutkan dari nilai terkecil ke nilai terbesar. Namun, jika kita ingin mengurutkan data dari nilai terbesar ke terkecil, kita dapat mengurutkannya secara descending. Berikut adalah cara-caranya:
Mengurutkan Data Ascending di Excel
- Pilih kolom yang ingin diurutkan.
- Klik pada tab Data di ribbon Excel.
- Klik pada tombol Sort A to Z untuk mengurutkan data secara ascending.
- Excel akan menampilkan dialog box pengurutan. Pastikan pilihan Expand the selection sudah diaktifkan agar seluruh data diurutkan, bukan hanya kolom yang dipilih.
- Klik OK untuk menyelesaikan proses pengurutan.
Mengurutkan Data Descending di Excel
- Pilih kolom yang ingin diurutkan.
- Klik pada tab Data di ribbon Excel.
- Klik pada tombol Sort Z to A untuk mengurutkan data secara descending.
- Excel akan menampilkan dialog box pengurutan. Pastikan pilihan Expand the selection sudah diaktifkan agar seluruh data diurutkan, bukan hanya kolom yang dipilih.
- Klik OK untuk menyelesaikan proses pengurutan.
2. Cara Mengurutkan Data Berdasarkan Beberapa Kriteria di Excel
Seringkali kita ingin mengurutkan data berdasarkan beberapa kriteria, seperti mengurutkan data berdasarkan abjad dan kemudian berdasarkan tanggal. Berikut adalah langkah-langkah membuat pengurutan dengan beberapa kriteria:
- Pilih seluruh data yang ingin diurutkan.
- Klik pada tab Data di ribbon Excel.
- Klik pada tombol Sort.
- Pada bagian Column, pilih kolom pertama yang ingin diurutkan.
- Pada bagian Sort On, pilih pilihan yang sesuai untuk pengurutan pertama, misalnya “Values” untuk pengurutan berdasarkan nilai atau “Cell Color” untuk pengurutan berdasarkan warna sel.
- Pada bagian Order, pilih descending atau ascending, sesuai dengan keinginan kita.
- Untuk menambah kriteria pengurutan, klik pada tombol Add Level di bawah bagian pengurutan pertama.
- Pada bagian Column, pilih kolom kedua yang ingin diurutkan.
- Pada bagian Sort On, pilih pilihan yang sesuai untuk pengurutan kedua.
- Pada bagian Order, pilih descending atau ascending, sesuai dengan keinginan kita.
- Klik OK untuk menyelesaikan proses pengurutan.
3. Cara Mengurutkan Data dengan Filter di Excel
Filter adalah fitur lain di Excel yang memungkinkan kita untuk menampilkan data yang sesuai dengan kriteria tertentu. Jika kita ingin mengurutkan data dan hanya menampilkan data yang sesuai dengan kriteria tertentu, penggunaan filter dapat mempermudah proses pengurutan. Berikut adalah langkah-langkah mengurutkan data dengan filter:
- Pilih seluruh data yang ingin diurutkan.
- Klik pada tab Data di ribbon Excel.
- Klik pada tombol Filter.
- Excel akan menampilkan tanda panah pada kolom pertama data.
- Klik pada tanda panah untuk menampilkan menu filter.
- Pilih kriteria pengurutan pada menu filter.
- Excel akan menampilkan data yang sesuai dengan kriteria tersebut.
- Jika ingin menambah kriteria pengurutan, klik pada tanda panah pada kolom kedua data dan lakukan hal yang sama.
- Klik OK untuk menyelesaikan proses pengurutan.
4. Tips Mengurutkan Data dengan Mudah di Excel
Berikut adalah beberapa tips untuk memudahkan proses pengurutan data di Excel:
- Gunakan keyboard shortcut untuk mengurutkan data secara ascending dan descending. Gunakan Alt + A + S + S untuk ascending dan Alt + A + S + D untuk descending.
- Gunakan fitur “Format as Table” untuk mengubah seluruh data menjadi tabel. Dalam tabel, pengurutan dapat dilakukan secara otomatis.
- Gunakan fitur “Custom Sort” untuk membuat pengurutan berdasarkan aturan tertentu, seperti mengurutkan data berdasarkan warna sel atau berdasarkan huruf awal.
- Selalu pastikan tipe data kolom sudah benar sebelum melakukan pengurutan. Jika tipe data kolom salah, seperti kolom tanggal yang seharusnya berformat “dd/mm/yyyy” tapi malah berformat “mm/dd/yyyy”, pengurutan tidak akan berjalan dengan baik.
FAQ
1. Apa itu pengurutan data?
Pengurutan data adalah proses menyusun data dalam urutan tertentu berdasarkan kriteria tertentu. Contoh kriteria pengurutan adalah abjad, angka, dan tanggal.
2. Apa bedanya pengurutan ascending dan descending?
Pengurutan ascending adalah pengurutan dari nilai terkecil ke nilai terbesar, sementara pengurutan descending adalah pengurutan dari nilai terbesar ke nilai terkecil.
Video Tutorial
Berikut adalah video tutorial singkat mengenai cara mengurutkan data di Excel:
