Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas bagaimana cara membuat list di Excel dengan data validation. Sebagai seorang pengguna Excel, tentunya kita membutuhkan cara yang cepat dan efisien untuk membuat list, terutama jika list tersebut memiliki banyak data. Oleh karena itu, berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat list di Excel dengan menggunakan data validation.
1. Langkah pertama adalah membuka Excel dan membuat tabel dengan data yang ingin dijadikan sebagai list. Misalnya, kita ingin membuat list untuk kolom “Nama” pada tabel berikut:
| No | Nama | Usia | Jenis Kelamin |
|—-|———-|——|—————|
| 1 | Andi | 25 | Laki-laki |
| 2 | Budi | 30 | Laki-laki |
| 3 | Cici | 27 | Perempuan |
| 4 | Dedi | 35 | Laki-laki |
| 5 | Evi | 28 | Perempuan |
| 6 | Fahri | 29 | Laki-laki |
| 7 | Gusti | 31 | Laki-laki |
| 8 | Hesti | 26 | Perempuan |
| 9 | Indri | 34 | Perempuan |
| 10 | Joko | 32 | Laki-laki |
2. Setelah tabel dibuat, klik pada kolom di sebelah kanan kolom “Nama” (kolom “Usia”, dalam contoh ini), lalu pilih tab “Data” pada ribbon Excel dan klik “Data Validation”.
3. Pada jendela “Data Validation”, pilih “List” pada bagian “Allow”, lalu pada bagian “Source”, klik ikon “Collapse Dialog” (berupa panah kecil ke kiri di sebelah kanan kotak “Source”) dan pilih seluruh data pada kolom “Nama”. Jika menggunakan tabel seperti contoh di atas, maka sumber data yang dipilih adalah “=$B$2:$B$11”. Klik “OK” untuk menyimpan pengaturan.
4. Sekarang, jika kita ingin memasukkan nama pada kolom “Nama”, kita hanya perlu mengetikkan nama yang ingin diinput dan Excel akan otomatis menampilkan pilihan nama yang sesuai dengan input kita dalam bentuk list.
Contohnya, jika kita ingin memasukkan nama “Andi” pada sel di samping nomor 11 di kolom “Nama”, kita hanya perlu mengetikkan huruf “A” pada sel tersebut, dan Excel akan menampilkan pilihan nama yang mengandung huruf “A”, seperti “Andi”.
Dengan menggunakan data validation, kita dapat mempersingkat waktu dan menghindari kesalahan dalam memasukkan data. Selain itu, kita juga dapat menentukan data yang boleh diinput, sehingga menghindari input data yang tidak diinginkan.
FAQ:
1. Apakah data validation hanya dapat digunakan untuk membuat list?
Tidak, selain untuk membuat list, data validation juga dapat digunakan untuk membatasi input data pada sel lain, seperti angka, tanggal, teks, atau bahkan pada input data yang harus diisi.
2. Apakah data validation dapat digunakan pada versi Excel yang lebih lama?
Ya, data validation dapat digunakan pada seluruh versi Excel, mulai dari versi 2003 hingga versi terbaru. Namun, pengaturannya mungkin sedikit berbeda pada versi yang berbeda.
Selain menggunakan data validation, kita juga dapat memperindah tampilan list dengan menggunakan beberapa fitur lain yang tersedia di Excel.
Salah satu fitur yang dapat digunakan adalah “Drop-Down List”, yang akan menampilkan list dalam bentuk dropdown ketika kita mengklik sel pada kolom yang diatur sesuai dengan pengaturan drop-down list. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat drop-down list pada Excel:
1. Membuat tabel dengan data yang ingin dijadikan sebagai list.
2. Pada kolom yang ingin dijadikan sebagai drop-down list, klik pada sel yang pertama, lalu pilih tab “Data” pada ribbon Excel dan klik “Data Validation”.
3. Pada jendela “Data Validation”, pilih “List” pada bagian “Allow”, lalu pada bagian “Source”, klik ikon “Collapse Dialog” (berupa panah kecil ke kiri di sebelah kanan kotak “Source”) dan pilih seluruh data pada kolom yang ingin dijadikan sebagai list. Klik “OK” untuk menyimpan pengaturan.
4. Setelah pengaturan disimpan, klik pada sel pada kolom yang ingin dijadikan sebagai drop-down list. Pada tab “Data” pada ribbon Excel, pilih “Data Validation” lagi, klik “Setting” pada jendela “Data Validation”, lalu pada bagian “Input Message”, tulis pesan yang ingin ditampilkan ketika sel tersebut diklik, seperti “Pilih salah satu dari pilihan berikut”, dan pada bagian “Error Alert”, pilih tipe peringatan yang ingin ditampilkan apabila input data tidak sesuai dengan pengaturan drop-down list.
5. Klik “OK” untuk menyimpan pengaturan.
6. Sekarang, ketika kita mengklik sel pada kolom yang diatur sebagai drop-down list, Excel akan menampilkan list dalam bentuk drop-down, yang memudahkan pembacaan data dan menghindari kesalahan dalam memasukkan input data.
Tampilan list yang indah dan rapi tidak hanya mempermudah pembacaan data, tetapi juga membuat pengguna Excel terlihat profesional dan dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja. Oleh karena itu, sebaiknya kita mempelajari berbagai fitur dan cara-cara untuk mempercantik tampilan list dan tabel pada Excel.
Video tutorial cara membuat list di Excel dengan data validation dapat dilihat pada link berikut: https://www.youtube.com/watch?v=_b49YrKi8RA
