Penulis Berita Profesional kali ini akan membahas mengenai Data Validation pada Microsoft Excel. Data Validation adalah salah satu fitur yang tersedia di Excel yang dapat membantu Anda membatasi penggunaan data yang tidak sah atau tidak valid pada daftar atau range tertentu dalam lembar kerja. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu Anda ketahui tentang Data Validation pada Excel.
Bagaimana Cara Menambahkan Data Validation?
Untuk menambahkan Data Validation pada Excel, Anda dapat mengikuti langkah-langkah dibawah ini.
- Pilih sel atau range sel yang ingin Anda buat pembatasannya.
- Klik tab Data, pilih Data Validation pada grup Data Tools.
- Pilih jenis pembatasan atau restriksi yang ingin Anda gunakan dari daftar Allow yang tersedia.
- Masukkan nilai terendah dan tertinggi atau kriteria lainnya dalam bagian bawah.
- Tambahkan pesan kesalahan jika diperlukan (dapat digunakan untuk memberikan penjelasan tentang aturan) pada tab Error Alert.
- Klik OK.
Apa Jenis Pembatasan yang Tersedia?
Terdapat beberapa jenis pembatasan atau restriksi yang bisa diterapkan pada range sel atau daftar di Excel. Beberapa jenis pembatasan tersebut antara lain :
1. Pembatasan Angka
Pembatasan angka dapat membantu Anda membatasi penggunaan suatu rentang angka atau nilai numerik pada seleksi sel tertentu. Beberapa jenis pembatasan angka antara lain :
- Batasan Bilangan Bulat : Memungkinkan penggunaan bilangan bulat tertentu atau rentang bilangan bulat.
- Batasan Bilangan Real : Mengatur rentang bilangan real dengan menggunakan bilangan desimal dan indeks.
- Data Validation Menggunakan Kriteria : Menetapkan kriteria untuk memilih angka tertentu. Misalnya, pengguna dapat menetapkan kriteria di mana angka harus lebih besar dari atau sama dengan 100 atau kurang dari atau sama dengan 200.
Apa Itu Data Validation Formula?
Formula Data Validation memungkinkan pengguna untuk menambahkan formulasi kompleks untuk memvalidasi data sel atau sel-sel di dalam sebuah range tertentu. Misalnya, pengguna dapat menetapkan aturan untuk range sel sehingga data akan muncul dalam berbagai abjad.
Formula Data Validation umumnya digunakan untuk memvalidasi data dari sel atau sel-sel lain di dalam worksheet, atau bahkan di file Excel yang berbeda.
Salah satu tipe Data Validation Formula yang sering digunakan adalah formula VLOOKUP, yang melibatkan proses pencocokan nilai dalam daftar dengan rentang datalainnya.
2. Batas Karakter dan Teks
Pada pembatasan ini, Anda dapat menetapkan batas karakter pada textbox, sehingga pengguna hanya dapat menginputkan data tertentu saja. Beberapa jenis pembatasan text antara lain :
- Batasan Karakter Angka : dengan menggunakan pembatasan ini, pengguna hanya dapat memasukkan angka saja.
- Batasan Karakter Huruf : pengguna hanya dapat memasukkan huruf dalam textbox.
- Batasan Karakter Simbol : pembatasan ini memungkinkan pengguna untuk menentukan karakter simbol yang dapat diinputkan.
Apa Itu Drop-Down List?
Drop-Down List adalah salah satu fungsi yang disediakan oleh Microsoft Excel yang memungkinkan pengguna untuk memasukkan data tertentu dalam sebuah excel sheet menggunakan list atau daftar dropdown.
Drop-Down List sering digunakan pada jenis formulir yang membutuhkan input data terstruktur dari pengguna. Contohnya, seperti formulir pendaftaran, survei, atau, form kuesioner.
3. Validasi Tanggal
Pada jenis pembatasan ini, pengguna dapat memilih atau menginputkan tanggal di dalam Excel dengan serangkaian kriteria yang ditentukan dalam Data Validation. Beberapa jenis pembatasan tanggal antara lain :
- Batasan Tanggal Unsur : pengguna dapat memilih tanggal untuk batasan tertentu.
- Batasan Rentang Tanggal : pengguna memasukkan batasan bertujuan untuk menentukan rentang tanggal tertentu.
- Batasan Tanggal Menggunakan Kriteria : pengguna dapat memasukkan kriteria tertentu seperti “lebih awal dari” atau “lebih besar dari”.
4. Batas Jenis Data
Pembatasan jenis data memungkinkan pengguna untuk membatasi jenis data yang dapat dimasukkan ke dalam range sel atau daftar tertentu. Beberapa jenis data yang bisa dibatasi antara lain :
- Batasan Teks dan Angka : hanya mengizinkan jenis data angka dan teks yang ditentukan untuk dimasukkan pada range sel atau daftar tertentu
- Batasan Angka Yang Tidak Valid : pengguna dapat memasukkan nilai tertentu dalam rentang nilai dan mengizinkannya dihitung dalam sel atau daftar tertentu.
- Batasan Text: menentukan jumlah karakter maksimum untuk batasan karakter dan memungkinkan pengguna untuk memasukkan data teks dalam bentuk teks atau kalimat.
Video Tutorial Cara Membuat Data Validation di Excel
Berikut ini adalah video tutorial cara membuat Data Validation di Excel yang bisa Anda tonton dan praktekkan.
FAQ
1. Apa Beda Data Validation dengan Filter di Excel?
Filter di Excel mempermudah penggolongan data dengan fitur auto-sort. Sementara Data Validation membatasi penggunaan data yang tidak sah atau tidak valid pada daftar atau range tertentu dalam lembar kerja.
2. Apakah Data Validation Bisa Diterapkan pada Sel yang Sudah Terisi Data?
Ya, Data Validation bisa diterapkan pada sel yang sudah terisi data. Namun, pastikan bahwa data yang sudah ada dalam sel memenuhi syarat dari aturan yang telah Anda tetapkan dalam Data Validation.
Demikian informasi mengenai Data Validation di Microsoft Excel. Harapannya dengan menggunakan Data Validation, kita akan lebih mudah untuk mengelola data dengan baik dan terstruktur dalam Microsoft Excel.
