Excel merupakan salah satu aplikasi yang penting dalam dunia kerja maupun pendidikan. Saat ini, Excel menjadi salah satu software yang sudah pasti digunakan oleh banyak orang saat mengolah data. Terlebih lagi, Excel menawarkan berbagai macam formula dan fitur yang sangat membantu dalam mempermudah pengolahan data. Salah satu fitur yang sangat penting dalam Excel adalah Data Validation.
Data Validation
Data Validation merupakan salah satu fitur yang diberikan oleh Microsoft Excel untuk memvalidasi data yang dimasukkan ke dalam sebuah cell. Dengan menggunakan fitur ini, pengguna dapat memastikan bahwa data yang dimasukkan sesuai dengan kriteria yang diinginkan, sehingga meminimalkan kesalahan dalam pengolahan data.
Fitur Data Validation ini juga dapat digunakan untuk membuat formulir, misalnya formulir pendaftaran atau survei online. Formulir ini biasanya berisi pertanyaan, dan jawaban yang diberikan harus sesuai dengan pilihan yang disediakan. Fitur Data Validation dapat membantu dalam menyediakan pilihan tersebut dan memastikan bahwa jawaban yang diberikan sesuai dengan kriteria yang diinginkan.
Cara Menggunakan Data Validation di Excel
Untuk menggunakan fitur Data Validation di Excel, ada beberapa langkah yang harus dilakukan :
- Pilih sel atau range yang ingin di-validasi.
- Pilih Data Validation pada tab Data di ribbon Excel.
- Pilih kriteria yang diinginkan sebagai syarat validasi. Kriteria yang tersedia antara lain :
- Whole Number : untuk memvalidasi angka bulat.
- Decimal : untuk memvalidasi angka desimal.
- List : untuk memvalidasi nilai yang terdapat pada range tertentu yang telah ditentukan.
- Date : untuk memvalidasi tanggal.
- Time : untuk memvalidasi waktu.
- Text Length : untuk memvalidasi jumlah karakter.
- Custom : untuk memvalidasi berdasarkan formula kustom.
- Atur setting yang diinginkan untuk kriteria yang dipilih.
- Klik OK untuk menyelesaikan pengaturan Data Validation.
Contoh Penggunaan Data Validation dalam Excel
Untuk menjelaskan penggunaan Data Validation dalam Excel, berikut ini adalah contoh aplikasi sederhana dalam membuat formulir online untuk sebuah survei :
1. Persiapan data. Buat tabel seperti berikut ini :
| No | Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|---|
| 1 | Apa jenis kelamin Anda? | Dropdown List |
| 2 | Apa usia Anda? | Angka |
| 3 | Apa pekerjaan Anda? | Dropdown List |
| 4 | Apa jenis laptop yang Anda gunakan? | Dropdown List |
| 5 | Apakah Anda pernah menggunakan aplikasi Excel sebelumnya? | Dropdown List |
2. Membuat pilihan jawaban. Buat daftar pilihan untuk setiap pertanyaan. Misalnya, untuk pertanyaan nomor 1, daftar pilihan adalah :
- Laki-laki
- Perempuan
Daftar pilihan ini akan digunakan sebagai pengisian pada dropdown list di kolom Jawaban
3. Menambahkan Data Validation pada dropdown list. Klik sel di kolom Jawaban pada baris pertama (di bawah judul tabel), kemudian pilih Data Validation pada tab Data di ribbon Excel. Setelah itu, pilih List pada kriteria dan masukkan daftar pilihan yang sudah dibuat di atas sebagai Source. Klik OK untuk menyelesaikan pengaturan Data Validation.
4. Menyalin Data Validation ke sel lain. Setelah berhasil menambahkan Data Validation pada dropdown list di kolom Jawaban untuk baris pertama, salin Data Validation tersebut ke sel lain pada kolom yang sama dengan cara Copy-Paste atau klik and drag. Dengan cara ini, Data Validation akan otomatis ditambahkan pada sel-sel baru yang dipilih.
5. Selesai. Formulir survei sederhana untuk Excel sudah dibuat menggunakan fitur Data Validation.
FAQ (Frequently Asked Questions)
1. Apa bedanya Data Validation dan Filter dalam Excel?
Data Validation digunakan untuk memvalidasi nilai yang dimasukkan ke dalam sebuah cell, dan hanya mengizinkan nilai yang sesuai dengan aturan validasi yang ditentukan. Sedangkan filter digunakan untuk memfilter data berdasarkan kriteria tertentu dan menampilkan data yang sesuai saja.
2. Apa Data Validation dapat digunakan dalam Excel Online?
Ya, fitur Data Validation juga tersedia dalam Excel Online. Caranya hampir sama dengan menggunakan Excel desktop.
Video Tutorial – Data Validation using Drop Down List in Excel
Berikut ini adalah video tutorial tentang penggunaan Data Validation menggunakan dropdown list di Excel :
Simpulan
Fitur Data Validation di Excel sangatlah penting dalam memvalidasi nilai yang dimasukkan ke dalam sebuah cell. Dengan menggunakan Data Validation, kesalahan dalam pengolahan data dapat diminimalisir. Selain itu, fitur Data Validation dapat digunakan untuk membuat formulir online berbasis Excel dengan mudah.
Untuk menggunakan Data Validation, langkah-langkahnya cukuplah mudah dan sederhana. Jadi, jangan ragu untuk mencoba fitur ini saat bekerja dengan Microsoft Excel.
