Pilar Cara Mengurutkan Data di Excel
Microsoft Excel merupakan salah satu software pengolah data yang paling sering digunakan, terutama di dunia bisnis dan pemerintahan. Dalam penggunaannya, seringkali kita perlu melakukan pengurutan data agar mudah dibaca dan dipahami. Dalam artikel ini, kita akan membahas mengenai cara mengurutkan data di Excel.
Pertama-tama, apa itu pengurutan data? Secara sederhana, pengurutan data adalah proses mengatur urutan data dalam suatu range atau tabel berdasarkan nilai tertentu. Urutan tersebut bisa berdasarkan nilai numerik, huruf, atau tanggal dan waktu. Mari kita lihat lebih dalam mengenai cara mengurutkan data di Excel.
1. Cara Mengurutkan Data Berdasarkan Nilai Angka
Untuk mengurutkan data berdasarkan nilai angka, kita dapat menggunakan fitur Sort pada Excel. Berikut langkah-langkahnya:
a. Pilih seluruh range atau tabel yang akan diurutkan.
b. Klik tab Data pada menu ribbon di atas, kemudian pilih Sort dari grup Sort & Filter.
c. Pilih kolom atau kolom-kolom yang akan menjadi kriteria pengurutan. Jika ingin hanya mengurutkan berdasarkan satu kolom saja, pilih hanya satu kolom.
d. Pilih tipe pengurutan yang diinginkan. Kita dapat mengurutkan dari kecil ke besar (Ascending) atau dari besar ke kecil (Descending).
e. Klik OK untuk menerapkan pengurutan.
Contoh:
Misalkan kita punya tabel data penjualan buah di suatu toko, seperti berikut:
| Buah | Harga | Jumlah Terjual |
|——–|————–|—————-|
| Apel | Rp 10.000 | 25 |
| Jeruk | Rp 15.000 | 18 |
| Pisang | Rp 5.000 | 30 |
| Mangga | Rp 20.000 | 12 |
| Semangka| Rp 45.000 | 5 |
Kita ingin mengurutkan data berdasarkan jumlah buah yang terjual, dari yang terbesar ke yang terkecil. Untuk itu, kita pilih kolom Jumlah Terjual sebagai kriteria pengurutan, lalu pilih Descending sebagai tipe pengurutan. Hasilnya akan menjadi seperti berikut:
| Buah | Harga | Jumlah Terjual |
|——–|————–|—————-|
| Pisang | Rp 5.000 | 30 |
| Apel | Rp 10.000 | 25 |
| Jeruk | Rp 15.000 | 18 |
| Mangga | Rp 20.000 | 12 |
| Semangka| Rp 45.000 | 5 |
2. Cara Mengurutkan Data Berdasarkan Nilai Tanggal dan Waktu
Mengurutkan data berdasarkan nilai tanggal dan waktu juga dapat dilakukan dengan menggunakan fitur Sort pada Excel. Berikut adalah langkah-langkahnya:
a. Pilih seluruh range atau tabel yang akan diurutkan.
b. Klik tab Data pada menu ribbon di atas, kemudian pilih Sort dari grup Sort & Filter.
c. Pilih kolom atau kolom-kolom yang akan menjadi kriteria pengurutan. Pastikan kolom yang berisi nilai tanggal dan waktu telah diformat dengan benar sesuai dengan format yang diinginkan.
d. Pilih tipe pengurutan yang diinginkan. Kita dapat mengurutkan dari yang paling awal (oldest) ke yang paling baru (newest) atau sebaliknya.
e. Klik OK untuk menerapkan pengurutan.
Contoh:
Misalkan kita memiliki tabel data jadwal kerja karyawan pada bulan Mei 2021, seperti berikut:
| Nama Karyawan | Tanggal | Jam Masuk | Jam Keluar |
|—————|—————-|———–|————|
| Andi | 1/5/2021 | 08.00 | 16.00 |
| Budi | 3/5/2021 | 09.00 | 17.00 |
| Cindi | 3/5/2021 | 07.30 | 16.30 |
| Didi | 5/5/2021 | 08.30 | 17.30 |
| Eka | 7/5/2021 | 07.45 | 15.45 |
Kita ingin mengurutkan data berdasarkan tanggal, dari yang paling awal ke yang paling baru. Pertama-tama, kita harus memastikan kolom Tanggal telah diformat secara benar dengan menggunakan format yang diinginkan. Misalnya, format “D/M/YYYY” (hari/bulan/tahun), seperti gambar berikut:
[image]Setelah itu, kita pilih kolom Tanggal sebagai kriteria pengurutan, lalu pilih Oldest to Newest sebagai tipe pengurutan. Hasilnya akan menjadi seperti berikut:
| Nama Karyawan | Tanggal | Jam Masuk | Jam Keluar |
|—————|—————-|———–|————|
| Andi | 1/5/2021 | 08.00 | 16.00 |
| Cindi | 3/5/2021 | 07.30 | 16.30 |
| Budi | 3/5/2021 | 09.00 | 17.00 |
| Didi | 5/5/2021 | 08.30 | 17.30 |
| Eka | 7/5/2021 | 07.45 | 15.45 |
3. Cara Mengurutkan Data Berdasarkan Nilai Teks (Huruf)
Mengurutkan data berdasarkan nilai teks atau huruf juga dapat dilakukan dengan menggunakan fitur Sort pada Excel. Berikut adalah langkah-langkahnya:
a. Pilih seluruh range atau tabel yang akan diurutkan.
b. Klik tab Data pada menu ribbon di atas, kemudian pilih Sort dari grup Sort & Filter.
c. Pilih kolom atau kolom-kolom yang akan menjadi kriteria pengurutan.
d. Pilih tipe pengurutan yang diinginkan. Kita dapat mengurutkan secara alfabetis dari A-Z atau Z-A.
e. Klik OK untuk menerapkan pengurutan.
Contoh:
Misalkan kita memiliki tabel data siswa beserta nilai ujian mereka, seperti berikut:
| Nama Siswa | Nilai Ujian |
|————|————-|
| Agus | B |
| Budi | C |
| Cindy | A |
| Dika | B |
| Eka | A |
Kita ingin mengurutkan data sesuai dengan nilai ujian, dari A ke Z. Maka, kita pilih kolom Nilai Ujian sebagai kriteria pengurutan, lalu pilih A to Z sebagai tipe pengurutan. Hasilnya akan menjadi seperti berikut:
| Nama Siswa | Nilai Ujian |
|————|————-|
| Cindy | A |
| Eka | A |
| Agus | B |
| Dika | B |
| Budi | C |
4. Cara Mengurutkan Data Secara Otomatis
Selain menggunakan fitur Sort, Excel juga memiliki cara mengurutkan data secara otomatis. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan fitur Table pada Excel. Berikut adalah langkah-langkahnya:
a. Pilih seluruh range atau tabel yang akan diurutkan. Pastikan setiap kolom memiliki header yang jelas.
b. Klik Insert pada menu ribbon di atas, kemudian pilih Table dari grup Tables.
c. Pastikan pilihan My table has headers telah dicentang, lalu klik OK.
d. Klik panah di header kolom yang ingin diurutkan, kemudian pilih tipe pengurutan yang diinginkan.
Contoh:
Misalkan kita memiliki tabel data penjualan buah seperti sebelumnya. Untuk mengurutkannya secara otomatis, kita dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
a. Pilih seluruh range yang ingin dijadikan tabel, termasuk header kolom.
b. Klik tab Insert pada menu ribbon di atas, lalu pilih Table dari grup Tables.
c. Pastikan pilihan My table has headers telah dicentang, lalu klik OK.
d. Klik panah di header kolom Jumlah Terjual, lalu pilih Descending sebagai tipe pengurutan. Hasilnya akan menjadi seperti berikut:
5. Kesimpulan
Mengurutkan data di Excel sangatlah mudah dan dapat dilakukan dengan beberapa cara, baik secara manual maupun otomatis. Kita dapat mengurutkannya berdasarkan nilai angka, tanggal dan waktu, atau nilai teks (huruf). Selain itu, Excel juga memiliki fitur Table yang dapat digunakan untuk mengurutkan data secara otomatis dengan lebih mudah.
FAQ
1. Apakah kita dapat mengurutkan data pada Excel tanpa header kolom?
Jawaban: Tidak. Header kolom digunakan sebagai kriteria pengurutan dan untuk membedakan setiap kolom. Tanpa header kolom, Excel tidak akan dapat mengidentifikasi setiap kolom secara tepat.
2. Bisakah kita mengurutkan data berdasarkan beberapa kriteria?
Jawaban: Ya, Excel memungkinkan pengurutan data berdasarkan beberapa kriteria sekaligus. Misalnya, kita dapat mengurutkan data penjualan buah berdasarkan Jumlah Terjual dari yang terbesar ke yang terkecil, lalu berdasarkan harga dari termurah ke termahal, dan seterusnya. Untuk melakukannya, kita cukup memilih lebih dari satu kolom sebagai kriteria pengurutan pada langkah kedua saat menggunakan fitur Sort pada Excel.
