Saat harus mengirimkan file excel yang berukuran besar, banyak orang yang merasa kesulitan. Pasalnya, file tersebut membutuhkan waktu yang lama untuk diupload dan juga mengirimkannya kemungkinan besar akan memakan banyak kuota internet. Namun, ada solusi untuk mengatasi masalah ini yaitu dengan cara mengkompres file excel.
Apakah itu Kompres File Excel?
Kompres file excel adalah proses mengkompres atau mengurangi ukuran file excel agar ukuran file tersebut menjadi lebih kecil dan mudah diunggah dan dikirim. Aplikasi atau software yang biasa digunakan untuk melakukan kompres file excel antara lain 7zip, Winzip, dan juga Winrar.
6 Cara Mengkompres File Excel
Berikut adalah enam cara mengkompres file excel yang bisa Anda praktikkan:
1. Menghapus Format Yang Tidak Diperlukan
Salah satu cara mengkompres file excel adalah dengan menghapus format yang tidak diperlukan. Format-format tersebut antara lain seperti gambar atau teks yang di dalamnya tidak digunakan. Caranya cukup mudah, yaitu dengan mengklik bagian format tersebut kemudian memilih opsi “hapus”. Kemudian pilih “simpan sebagai” dan simpan file tersebut dengan nama baru. Nama baru tersebut bisa Anda simpan dengan format .xlsx atau .xls.
Gambar 1. Menghapus Format Yang Tidak Diperlukan
2. Mengubah Ukuran File Gambar
Jika ada gambar dalam file excel, Anda bisa mengubah ukuran gambar tersebut agar ukuran file excel menjadi lebih kecil. Caranya adalah dengan mengklik gambar tersebut kemudian memilih “ubah ukuran” dan tinggal memilih ukuran yang diinginkan. Setelah itu, pilih “simpan sebagai” dan nama baru untuk file tersebut.
Gambar 2. Mengubah Ukuran File Gambar
3. Menggabungkan Spreadsheet
Jika file excel terdiri dari banyak spreadsheet yang terpisah, maka akan lebih baik untuk menggabungkan spreadsheet tersebut menjadi satu file. Caranya adalah dengan memilih “gabungkan dan sesuaikan” pada menu “file”. Kemudian pilih file yang akan digabungkan dan masukkan ke dalam spreadsheet utama. Kemudian simpan file tersebut dengan nama baru.
Gambar 3. Menggabungkan Spreadsheet
4. Menghapus Bagian Tidak Penting di Spreadsheet
Jika ada bagian dalam spreadsheet yang tidak diperlukan, maka lebih baik jika bagian tersebut dihapus. Caranya adalah dengan mengklik bagian tersebut dan memilih “hapus”. Pastikan untuk menyimpan file dengan nama baru setelah menghapus bagian yang tidak diperlukan.
Gambar 4. Menghapus Bagian Tidak Penting di Spreadsheet
5. Menggunakan Mode Kompresi
Banyak aplikasi atau software yang dilengkapi dengan mode kompresi, termasuk pada aplikasi seperti 7zip, Winzip, dan Winrar. Dengan menggunakan mode ini, Anda bisa mengurangi ukuran file excel secara signifikan. Caranya adalah dengan mengaktifkan mode kompresi kemudian menyimpan file tersebut dengan nama baru.
Gambar 5. Menggunakan Mode Kompresi
6. Menggunakan Aplikasi Khusus
Terdapat beberapa aplikasi khusus yang bisa digunakan untuk mengkompres file excel. Salah satu aplikasi yang bisa digunakan adalah Excel Optimizer. Aplikasi ini bisa digunakan untuk mengkompres file excel dengan ukuran yang besar. Caranya adalah dengan mengunduh aplikasi tersebut dan membuka file excel yang akan dikompres. Setelah itu, pilih opsi “optimasi” dan simpan file tersebut dengan nama baru.
Gambar 6. Menggunakan Aplikasi Khusus
FAQ
Berikut adalah dua pertanyaan yang sering diajukan tentang kompres file excel:
Pertanyaan 1: Apakah ukuran file excel akan menjadi lebih kecil setelah dilakukan kompresi?
Jawaban: Ya. Ukuran file excel akan menjadi lebih kecil setelah dilakukan kompresi menggunakan aplikasi atau software khusus.
Pertanyaan 2: Apakah ada risiko dalam melakukan kompresi file excel?
Jawaban: Tidak ada risiko yang akan terjadi saat melakukan kompresi file excel. Namun, pastikan untuk selalu menyimpan file asli dengan baik agar tidak terhapus atau ter-edit jika terjadi kesalahan saat melakukan proses kompresi.
Video Tutorial
Berikut adalah video tutorial tentang cara mengkompres file excel:
