Membuat surat keterangan atau surat mail merge adalah salah satu tugas yang sering kali dikerjakan oleh banyak orang. Terlebih lagi, jika tugas tersebut dilakukan secara rutin. Menulis surat satu per satu tentu akan menyita waktu dan tenaga. Untuk itu, menghubungkan surat masal (mail merge) dengan microsoft excel adalah salah satu cara paling praktis dan efektif untuk menghemat waktu dan tenaga.
Cara Menghubungkan Surat Masal dengan Microsoft Excel
Sebelum memulai cara menghubungkan surat masal dengan microsoft excel, pastikan terlebih dahulu bahwa dokumen surat sudah siap. Berikut adalah langkah-langkah cara menghubungkan surat masal dengan microsoft excel:
- Buka Microsoft Excel dan buatlah sebuah spreadsheet. Masukkan daftar nama dan alamat pada spreadsheet tersebut. Pastikan baris pertama pada spreadsheet berisi judul, seperti Nama, Alamat, Kota, dan sebagainya.
- Simpan spreadsheet tersebut dengan nama yang mudah diingat.
- Buka dokumen surat yang ingin dibuat. Pilih menu Mailings di bagian atas dan pilih Start Mail Merge.
- Pilih Step by Step Mail Merge Wizard dan klik Next: Starting document.
- Pilih Use the current document dan klik Next: Select recipients.
- Pilih Use an existing list dan klik Browse.
- Cari file spreadsheet yang telah disimpan di langkah kedua dan klik Open.
- Pilih tabel pada worksheet Excel dan klik OK.
- Kemudian, pilih Next: Write your letter.
- Pada halaman ini, barulah surat akan ditulis. Letakkan tanda kurung tempat di mana data akan disisipkan.
- Klik Next: Preview your letters untuk melihat hasil surat.
- Apabila sudah puas dengan hasilnya, klik Next: Complete the merge dan klik Print.
Cara Mencetak Surat dengan MS Word dan Menggunakan Daftar Nama Alamat
Apabila sudah berhasil menghubungkan surat masal dengan microsoft excel, langkah selanjutnya yaitu mencetak surat tersebut. Berikut adalah langkah-langkah cara mencetak surat dengan MS Word dan menggunakan daftar nama alamat:
- Setelah selesai membuat surat dengan Microsoft Word, pilih menu Mailings dan klik Finish & Merge.
- Pilih Edit Individual Documents dan klik All.
- Setelah itu, MS Word akan membuka surat untuk masing-masing penerima.
- Untuk mencetak surat, pilih menu File dan klik Print.
Menggunakan mail merge memudahkan kita untuk membuat surat dalam jumlah besar dengan cepat dan efektif. Selain itu, menggunakan mail merge membuat surat terlihat lebih profesional dan terorganisir.
FAQ
1. Apa itu Mail Merge?
Mail Merge adalah fitur pada program Microsoft Word yang dapat digunakan untuk menggabungkan data dari berbagai sumber, seperti daftar nama dan alamat yang disimpan di Excel/Access, dengan dokumen Microsoft Word, seperti surat, email, atau label pengiriman. Dengan mail merge, kita dapat membuat banyak dokumen dengan efisien dan menghemat waktu.
2. Apa keuntungan menggunakan mail merge?
Keuntungan menggunakan mail merge yaitu:
- Menghemat waktu dan tenaga dalam membuat banyak dokumen.
- Meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
- Menghindari kesalahan penulisan data, seperti nama, alamat, dsb.
- Lebih mudah mengatur dan mengorganisir dokumen.
- Meningkatkan profesionalitas dokumen.
