Cara Membuat Surat Massal dari Excel di Word
Surat massal adalah jenis surat yang dikirimkan ke banyak orang pada saat yang sama. Hal ini sering digunakan oleh perusahaan atau organisasi yang ingin mengirimkan pesan yang sama ke banyak orang untuk berbagai alasan. Membuat surat massal dapat memakan waktu banyak jika dilakukan secara manual, tapi dengan menggunakan Excel dan Word, Anda dapat membuatnya dengan mudah.
Cara Membuat Mail Merge di Excel
Mail merge adalah teknik untuk menggabungkan informasi dari beberapa sumber data ke dalam dokumen tunggal, seperti surat atau sertifikat. Teknik ini sangat berguna untuk mengirimkan surat massal atau menghasilkan dokumen dengan rincian personalisasi yang berbeda, seperti sertifikat dengan nama yang ditujukan untuk setiap orang.
Cara Membuat Surat Massal dengan Menggunakan Mail Merge di Excel dan Word
Langkah-langkah berikut ini akan membantu Anda membuat surat massal dengan menggunakan teknik mail merge di Excel dan Word:
Langkah 1: Persiapkan Data di Excel
Langkah pertama adalah dengan menyiapkan data di Excel. Pastikan bahwa data yang disiapkan kolomnya telah diatur dengan benar, yaitu mulai dari baris pertama, dan setiap kolom sesuai dengan informasi yang akan dimasukkan ke dalam surat. Misalnya kolom pertama berisi nama, kolom kedua berisi alamat, dan seterusnya.
Langkah 2: Import Data Excel ke Word
Kemudian, buka Word dan pilih menu Mailings, kemudian klik Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard. Pada kolom kiri, pilih Letters dan klik Next: Starting document di bagian kanan bawah layar. Kemudian, pilih Use the current document dan klik Next: Select recipients.
Pilih Use an existing list dan klik Browse untuk memilih file Excel yang telah disiapkan sebelumnya. Setelah itu, pastikan bahwa kolom di Excel telah sesuai dengan format dokumen Word dan klik OK. Klik Next: Write your letter.
Langkah 3: Buat Surat Massal
Pada pengedit surat, letakkan kursor di posisi di mana informasi di Excel harus dimasukkan. Pada menu Mailings, pilih Insert Merge Field dan pilih kolom yang sesuai pada Excel. Lakukan ini untuk setiap informasi yang diperlukan. Jika sudah selesai, klik Preview Results untuk memeriksa surat massal sampai Anda sudah cukup puas dengan hasilnya. Jika sudah selesai, klik Finish dan kemudian klik Print untuk mencetak surat massal.
Cara Membuat Mail Merge dalam Excel
Berikut adalah langkah-langkah sederhana untuk membuat mail merge di Excel:
Langkah 1: Persiapkan Data Excel Anda
Pada dasarnya, Anda memerlukan dua dokumen: lembar tema Word dan susunan data Excel Anda. Pastikan bahwa data yang disiapkan memiliki kolom yang diatur dengan benar, yaitu mulai dari baris pertama dan setiap kolom sesuai dengan informasi yang akan dimasukkan ke dalam surat. Misalnya kolom pertama berisi nama, kolom kedua berisi alamat, dan seterusnya.
Langkah 2: Mulai Mail Merge
Buka Excel dan pilih Start Mail Merge dari menu Mailings. Kemudian, tekan Step-by-Step Mail Merge Wizard. Pilih Letters di kolom paling kiri dan klik Next: Starting document di bagian kanan bawah layar. Pilih opsi Use the current document dan klik Next: Select recipients.
Langkah 3: Masukkan Data
Pada bagian selanjutnya, pilih Use an existing list, lalu klik Browse dan pilih file Excel yang berisi data Anda. Klik Open. Periksa kembali kolom Excel Anda untuk memastikan bahwa data Anda siap dan klik OK.
Langkah 4: Edit Lembar Kerja Tema Mail Merge Anda
Sekarang, klik pada bagian Write your letter dan ketikkan isian surat Anda. Untuk menyisipkan isinya, Anda dapat mengklik Insert Merge Field dan pilih kolom yang sesuai pada file Excel Anda.
Langkah 5: Review dan Selesaikan Mail Merge Anda
Setelah selesai menulis surat Anda dan memilih bagian data yang ingin Anda sisipkan, klik pada ikon Preview Results untuk melihat hasil penggabungan yang akan datang. Jika semuanya terlihat baik-baik saja, klik pada tombol Finish & Merge dan kemudian pada tombol Print Documents.
FAQ
1. Apa itu Mail Merge?
Mail merge adalah teknik untuk menggabungkan informasi dari beberapa sumber data ke dalam dokumen tunggal, seperti surat atau sertifikat. Teknik ini sangat berguna untuk mengirimkan surat massal atau menghasilkan dokumen dengan rincian personalisasi yang berbeda, seperti sertifikat dengan nama yang ditujukan untuk setiap orang.
2. Apa yang dibutuhkan untuk membuat Mail Merge?
Untuk membuat mail merge Anda memerlukan lembar kerja tema Word dan susunan data Excel Anda. Pastikan bahwa data yang disiapkan memiliki kolom yang diatur dengan benar, yaitu mulai dari baris pertama dan setiap kolom sesuai dengan informasi yang akan dimasukkan ke dalam surat. Misalnya kolom pertama berisi nama, kolom kedua berisi alamat, dan seterusnya.
