Excel merupakan program pengolah angka yang sering digunakan oleh banyak orang di dunia. Dengan Excel, kita bisa melakukan berbagai macam operasi matematika yang melibatkan angka dan data, sehingga memudahkan kita dalam mengolah data, membuat tabel, grafik, dan lain-lain. Namun, banyak orang yang masih kesulitan dalam mengoperasikan Excel, terutama dalam hal mengambil data berdasarkan nilai atau record yang sama di Excel. Nah, dalam artikel ini, kita akan membahas cara mengambil data berdasarkan nilai atau record yang sama di Excel secara lengkap dan mudah dipahami.
Cara Ambil Data Berdasarkan Nilai atau Record Yang Sama Di Excel
Ada beberapa cara yang bisa kita lakukan untuk mengambil data berdasarkan nilai atau record yang sama di Excel. Berikut adalah cara-cara tersebut:
1. Cara Menggunakan Fungsi VLOOKUP
Fungsi VLOOKUP adalah salah satu fungsi di Excel yang sering digunakan untuk mencari nilai dalam sebuah tabel atau range data, dan kemudian memberikan nilai yang bersesuaian dari kolom yang ditentukan. Fungsi VLOOKUP ini juga bisa digunakan untuk mengambil data berdasarkan nilai atau record yang sama di Excel.
Berikut adalah langkah-langkah untuk menggunakan fungsi VLOOKUP untuk mengambil data berdasarkan nilai atau record yang sama di Excel:
- Buatlah sebuah tabel atau range data yang berisi data-data yang ingin kita ambil berdasarkan nilai atau record yang sama.
- Tentukan sebuah nilai atau record yang ingin kita cari dalam tabel atau range data tersebut.
- Gunakan fungsi VLOOKUP pada sel di bawah atau di sebelah nilai atau record yang ingin kita cari.
- Isikan argumen-argumen pada fungsi VLOOKUP sebagai berikut:
- Argumen 1: nilai atau record yang ingin dicari.
- Argumen 2: tabel atau range data yang berisi nilai atau record yang ingin dicari.
- Argumen 3: nomor kolom yang berisi data yang ingin kita ambil.
- Argumen 4 (opsional): nilai logis yang menunjukkan apakah kita ingin mencari nilai yang tepat atau hanya nilai yang mendekati.
- Salin dan tempelkan rumus VLOOKUP pada sel-sel lain di bawahnya atau di sebelahnya, sesuai dengan jumlah data yang ingin kita ambil.
Contoh:
Pada contoh di atas, kita ingin mengambil data Nama dan Usia dari tabel Data Berangkat, berdasarkan nilai Tanggal Berangkat yang sama dengan nilai pada tabel Data Kembali. Untuk itu, kita bisa menggunakan fungsi VLOOKUP pada tabel Data Kembali, dengan syntax sebagai berikut:
=VLOOKUP(C2,'Data Berangkat'!$A$2:$C$5,2,FALSE)
Penjelasan:
- C2: nilai atau record yang ingin dicari.
- ‘Data Berangkat’!$A$2:$C$5: tabel atau range data yang berisi nilai atau record yang ingin dicari.
- 2: nomor kolom yang berisi data Nama.
- FALSE: nilai logis yang menunjukkan bahwa kita ingin mencari nilai yang tepat, bukan yang mendekati.
Kita juga bisa menyalin dan menempelkan rumus VLOOKUP pada sel-sel di bawahnya, untuk mengambil data yang lain, seperti Usia.
2. Cara Menggunakan Fungsi INDEX dan MATCH
Selain menggunakan fungsi VLOOKUP, kita juga bisa menggunakan kombinasi fungsi INDEX dan MATCH untuk mengambil data berdasarkan nilai atau record yang sama di Excel. Fungsi INDEX digunakan untuk mengambil data dari sebuah range data, sedangkan fungsi MATCH digunakan untuk mencari nilai dalam sebuah range data.
Berikut adalah langkah-langkah untuk menggunakan kombinasi fungsi INDEX dan MATCH untuk mengambil data berdasarkan nilai atau record yang sama di Excel:
- Buatlah sebuah tabel atau range data yang berisi data-data yang ingin kita ambil berdasarkan nilai atau record yang sama.
- Tentukan sebuah nilai atau record yang ingin kita cari dalam tabel atau range data tersebut.
- Gunakan fungsi MATCH pada sel di bawah atau di sebelah nilai atau record yang ingin kita cari.
- Isikan argumen-argumen pada fungsi MATCH sebagai berikut:
- Argumen 1: nilai atau record yang ingin dicari.
- Argumen 2: tabel atau range data yang berisi nilai atau record yang ingin dicari.
- Argumen 3 (opsional): nilai logis yang menunjukkan jenis pencarian yang ingin kita lakukan.
- Gunakan fungsi INDEX untuk mengambil data dari range data yang telah ditentukan.
- Isikan argumen-argumen pada fungsi INDEX sebagai berikut:
- Argumen 1: range data yang berisi data yang ingin kita ambil.
- Argumen 2: nomor baris yang dihasilkan oleh fungsi MATCH.
- Argumen 3: nomor kolom yang berisi data yang ingin kita ambil.
- Salin dan tempelkan rumus INDEX dan MATCH pada sel-sel lain di bawahnya atau di sebelahnya, sesuai dengan jumlah data yang ingin kita ambil.
Contoh:
Pada contoh di atas, kita ingin mengambil data Nama dan Usia dari tabel Data Berangkat, berdasarkan nilai Tanggal Berangkat yang sama dengan nilai pada tabel Data Kembali. Untuk itu, kita bisa menggunakan kombinasi fungsi INDEX dan MATCH pada tabel Data Kembali, dengan syntax sebagai berikut:
=INDEX('Data Berangkat'!$A$2:$C$5,MATCH(C2,'Data Berangkat'!$A$2:$A$5,0),2)
Penjelasan:
- ‘Data Berangkat’!$A$2:$C$5: range data yang berisi data yang ingin kita ambil.
- MATCH(C2,’Data Berangkat’!$A$2:$A$5,0): mencari nilai yang sama dengan nilai pada sel C2 dalam kolom Tanggal Berangkat pada tabel Data Berangkat.
- 2: nomor kolom yang berisi data Nama.
Kita juga bisa menyalin dan menempelkan rumus INDEX dan MATCH pada sel-sel di bawahnya, untuk mengambil data yang lain, seperti Usia.
FAQ
1. Bagaimana cara menghubungkan sheet beda Excel?
Untuk menghubungkan sheet beda Excel, kita bisa menggunakan fungsi Microsoft Excel yang bernama “Consolidate”. Fungsi ini dapat digunakan pada Excel versi 2007 ke atas. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Buka file Excel yang ingin kita hubungkan.
- Buatlah sebuah sheet baru yang akan digunakan sebagai sheet penyambung.
- Pada sheet penyambung, pilih sel A1 dan masukkan judul tabel atau data kita yang ingin kita hubungkan.
- Klik tab “Data” pada menu ribbon di atas.
- Pada group “Data Tools”, klik “Consolidate”.
- Pada dialog “Consolidate”, pilih “Sum” untuk menggunakan fungsi jumlah untuk menghitung rangkuman data kita yang dihubungkan.
- Masukkan range data pada setiap file Excel yang ingin kita hubungkan ke dalam “Reference”.
- Pilih “Top row” dan “Left column” agar judul tabel kita muncul di sheet penyambung.
- Pilih OK.
Setelah itu, kita bisa melihat data yang sudah dihubungkan pada sheet penyambung yang telah kita buat.
2. Bagaimana cara print Excel yang sempurna?
Untuk mencetak Excel yang sempurna dan sesuai dengan tampilan pada layar, kita perlu melakukan beberapa hal, seperti:
- Mengatur ukuran kertas dan orientasi kertas pada “Page Layout” menu, sehingga sesuai dengan ukuran kertas yang akan digunakan.
- Mengatur margin pada “Page Layout” menu, sehingga tidak terjadi pemotongan data ketika dicetak.
- Mengatur “Print Area” pada “Page Layout” menu, untuk menentukan area yang ingin kita cetak.
- Mengatur “Scale to Fit” pada “Page Layout” menu, untuk menyesuaikan jumlah halaman yang akan digunakan saat mencetak.
- Mengatur header dan footer pada “Insert” menu, untuk menambahkan informasi tambahan pada bagian atas dan bawah lembar cetak.
- Melakukan “Print Preview” pada “File” menu, untuk melihat tampilan Excel yang akan dicetak dan melakukan penyesuaian, jika diperlukan.
- Melakukan pencetakan pada “File” menu, dengan memilih “Print”.
Dengan melakukan langkah-langkah tersebut, kita bisa mendapatkan print Excel yang sempurna dan sesuai dengan tampilan pada layar.
Video Youtube
Berikut adalah video tutorial mengenai cara mengambil data berdasarkan nilai atau record yang sama di Excel:
