Excel merupakan program pengolah data yang sering digunakan dalam berbagai macam bidang pekerjaan, mulai dari keuangan, marketing, sampai dengan akademik. Aplikasi tersebut sangat membantu dalam mengatur, mengolah dan menganalisis data. Untuk bisa mengoperasikan Microsoft Excel dengan baik, ada beberapa fungsi dan komponen yang harus dipahami terlebih dahulu, salah satunya adalah cara mengambil data pada tabel yang sudah dibuat. Nah, pada artikel kali ini, kita akan membahas tentang cara ambil data pada tabel Excel yang bisa kamu gunakan untuk memudahkan pekerjaanmu.
Cara Merapikan Tabel Di Excel
Sebelum kita membahas tentang cara mengambil data pada tabel Excel, ada baiknya kita mempelajari terlebih dahulu cara merapikan tabel Excel. Mengapa harus merapikan tabel? Karena dengan merapikan tabel, kita bisa menghindari kesalahan mengambil data salah maupun data yang tidak diperlukan. Berikut cara merapikan tabel di Excel:
- Pilih data yang akan dirapikan.
- Di bagian Home pada menu Editing klik Sort & Filter.
- Pilih Filter agar muncul tanda panah pada setiap kolom.
- Klik pada tanda panah di salah satu kolom, lalu pilih Sort A to Z atau Sort Z to A sesuai kebutuhan.
- Setelah tanda panah muncul pada setiap kolom, kamu bisa mengklik pada tanda panah tersebut dan memilih tampilkan data berdasarkan kategori tertentu.
Cara Ambil Angka Tengah Di Excel
Selain merapikan data tabel, salah satu hal yang sering dilakukan pada Excel adalah mengambil angka tengah. Misalnya, jika kamu memiliki data seperti angka 1, 2, 3, 4, 5 dan ingin mengambil angka tengahnya, caranya sebagai berikut:
- Tentukan terlebih dahulu jumlah data yang ada.
- Jika jumlah data ganjil, maka angka tengah adalah setengah dari jumlah data di bulatkan ke atas.
- Jika jumlah data genap, maka ambil dua angka tengah dan jumlahkan lalu dibagi dua.
Contohnya, jika jumlah datanya ganjil, misalnya 5, maka angka tengah adalah 3. Jika jumlah data genap, misalnya 4, maka angka tengah adalah 2 dan 3. Jadi ambil dua angka tengah yaitu 2 dan 3, jumlahkan menjadi 5, lalu dibagi dua, hasilnya adalah 2,5. Mungkin terlihat rumit, tapi jika sudah dipahami dan sering dilakukan, proses ambil data pada Excel akan menjadi lebih mudah.
Cara Ambil Data Berdasarkan Nilai Atau Record Yang Sama Di Excel
Di Excel, terkadang kita perlu mengambil data berdasarkan nilai atau record yang sama pada tabel. Contohnya, jika kita ingin mengambil data siswa yang memiliki nilai di atas 80, atau data mahasiswa yang berasal dari fakultas tertentu. Nah, untuk mengambil data seperti itu, kita bisa menggunakan fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP. Berikut cara menggunakan fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP:
- Buka Excel.
- Masukkan data pada kolom-kolom di Excel. Pastikan data sudah tersusun rapi pada satu tabel.
- Untuk menggunakan fungsi VLOOKUP, tulis formula “=VLOOKUP(” pada satu sel yang akan dimasukkan data dari tabel lain.
- Lengkapi formula VLOOKUP dengan memasukkan nilai atau kriteria yang akan dicari, select range di mana data akan dicari, number index kolom data yang ingin ditemukan dan FALSE (atau 0) sebagai pilihan untuk membatasi pencarian data pada nilai yang sama.
- Contohnya “=VLOOKUP(John, A1:D4,2,FALSE)” akan mencari data John pada kolom A1 hingga D4 dan mengembalikan nilai di kolom indeks kedua yaitu kolom ke-dua (B).
- Untuk menggunakan fungsi HLOOKUP, tulis formula “=HLOOKUP(” pada satu sel yang akan dimasukkan data dari tabel lain.
- Lengkapi formula HLOOKUP dengan memasukkan nilai atau kriteria yang akan dicari, select range di mana data akan dicari, number index baris data yang ingin ditemukan dan FALSE (atau 0) sebagai pilihan untuk membatasi pencarian data pada nilai yang sama.
FAQ
1. Apakah Excel hanya bisa mengambil data numerik saja?
Tidak, Excel tidak hanya bisa mengambil data numerik saja. Excel bisa mengambil data baik numerik maupun non-numerik seperti teks, tanggal, atau bahkan gambar.
2. Bisakah Excel mengambil data dari tabel lain secara otomatis?
Ya, Excel bisa mengambil data dari tabel lain secara otomatis dengan menggunakan fungsi seperti VLOOKUP dan HLOOKUP. Namun, pastikan terlebih dahulu bahwa kedua tabel yang dikaitkan memiliki relasi atau kesesuaian data yang cukup jelas. Sehingga proses pengambilan data akan menjadi lebih mudah dan akurat.
