Membuat mail merge di Word menggunakan data excel adalah salah satu fitur yang sangat berguna dalam mengirim email massal atau surat pada banyak orang sekaligus. Fitur ini sangat membantu bagi Anda yang bekerja di bidang marketing atau humas yang membutuhkan pengiriman surat atau email massal dengan isian yang berbeda-beda pada setiap orang yang dihubungi.
Cara Membuat Mail Merge di Word Menggunakan Data Excel
Membuat mail merge pada Word bisa dilakukan dengan mudah menggunakan data dari Excel. Berikut adalah cara-cara membuat mail merge di Word menggunakan data Excel:
- Pertama-tama, bukalah program Microsoft Word dan Excel. Kemudian, pada program Word buatlah dokumen baru yang akan digunakan untuk membuat mail merge.
- Setelah itu, klik pada tab Mailings. Kemudian klik pada tombol Start Mail Merge di sisi sebelah kiri dan pilihlah Jenis Dokumen yang ingin Anda gunakan untuk mail merge tersebut. Misalnya, surat atau email.
- Selanjutnya, klik pada tombol Select Recipients di sisi sebelah kanan, kemudian pilih Use Existing List. Maka akan muncul dialog box Select Data Source. Pilihlah sumber data yang ingin Anda gunakan, yaitu file Excel yang berisi daftar nama atau email.
- Setelah memilih sumber data, pastikan Data Range dan Header Names sudah benar agar Word dapat mengambil data dari Excel dengan tepat.
- Kemudian, untuk mengambil kolom data tertentu dari Excel, klik tombol Insert Merge Field dan pilihlah nama kolom data yang ingin diambil. Setidaknya ada satu kolom data yang harus diambil dari Excel untuk mail merge ini.
- Selanjutnya, tambahkan Teks yang ingin Anda sertakan di dalam surat atau email tersebut.
- Kemudian, aturlah Tampilan Saat Inisiasi Mail Merge dengan cara mengklik pada tombol Preview Results di sisi sebelah kanan. Maka akan muncul dokumen Word dengan isian dari Excel yang sudah Anda seleksi tadi. Ini adalah tahap terakhir sebelum Anda mengirimkan surat atau email tersebut.
- Untuk mengirimkan email secara massal, klik pada tombol Finish & Merge dalam menu Mailings. Kemudian pilih Send Email Messages atau Print Documents, tergantung pada tipe dokumen yang ingin Anda kirim.
Cara Membuat Mail Merge Dari Excel Ke Word
Salah satu cara lain untuk membuat mail merge adalah dengan menggunakan program Excel. Caranya hampir sama dengan membuat mail merge dari Word ke Excel, tetapi letaknya di Excel. Berikut adalah caranya:
- Pertama-tama, bukalah program Excel dan buat dokumen baru yang akan digunakan untuk daftar email, nama, dan isian lainnya yang akan dimasukkan ke dalam surat atau email.
- Kemudian, pada tab Data klik pada tombol Text to Columns, jangan lupa pilihlah sumber data Excel yang ingin digunakan pada mail merge di Word.
- Pada wizard Text to Columns, pilihlah kolom data yang ingin diubah menjadi isian yang akan digunakan di dokumen Word. Misalnya, nama dan alamat email.
- Setelah itu, masukkanlah teks yang ingin Anda tambahkan di dokumen Word. Teks ini berguna untuk membuat surat atau email yang akan dikirimkan ke orang yang dihubungi.
- Kemudian, pada tab Mailings di program Word, klik tombol Start Mail Merge dan pilihlah jenis dokumen yang ingin Anda gunakan untuk mail merge tersebut.
- Pilihlah Use Existing List pada tombol Select Recipients di sisi kanan, kemudian pilih data Excel yang sudah Anda tentukan tadi.
- Klik tombol Insert Merge Field di program Word dan pilihlah nama kolom data yang ingin Anda ambil dari Excel.
- Kemudian, tambahkanlah teks lain yang ingin Anda sertakan di dokumen Word tersebut.
- Setelah itu, aturlah tampilan dokumen dengan klik tombol Preview Results pada sisi kanan Word.
- Untuk mengirimkan surat atau email massal, klik pada tombol Finish & Merge dalam menu Mailings dan pilihlah opsi Send Email Messages atau Print Documents, tergantung pada tipe dokumen yang ingin Anda kirimkan.
Incredible Mail Merge Excel Ke Excel References
Berbeda dari cara membuat mail merge di Word atau di Excel yang mengambil data dari Excel, Anda juga bisa membuat mail merge di dalam Excel. Caranya adalah dengan menggunakan fitur vlookup untuk mengambil data sheet lain ke dalam satu sheet yang akan digunakan untuk membuat mail merge. Berikut adalah cara-cara membuat mail merge di Excel:
- Pertama-tama, bukalah program Microsoft Excel dan buatlah sheet baru yang akan digunakan untuk email, surat, atau newsletter Anda.
- Masukkanlah data dari sheet lain yang akan dipakai untuk mail merge tersebut.
- Kemudian, buatlah satu kolom baru yang berisi rumus vlookup untuk mengambil data dari sheet lain. Rumus vlookup tersebut bisa diambil dari fungsi vlookup yang sudah tersedia di Excel.
- Setelah itu, tambahkanlah teks dan gambar yang ingin Anda sertakan di email, surat, atau newsletter yang akan dikirimkan.
- Setelah itu, aturlah tampilan dokumen Excel dengan mengklik pada tombol Preview Results atau Print Preview.
- Untuk mengirimkan email massal, cukup salinlah daftar email ke aplikasi email Anda seperti Outlook atau Gmail dan gunakan fitur bcc untuk mengirim email massal agar lebih efisien.
Cara Mail Merge Excel Ke Word
Mail merge juga bisa dilakukan dengan cara mengambil data di dalam Excel untuk dimasukkan ke dalam dokumen Word. Berikut adalah cara-cara membuat mail merge Excel ke Word:
- Pertama-tama, bukalah program Microsoft Word dan Excel. Di program Excel, buatlah dokumen baru yang akan menjadi sumber data untuk mail merge di Word.
- Kemudian, masukkanlah daftar nama, alamat email, dan isian lainnya yang ingin Anda masukkan ke dalam dokumen Word.
- Pada program Word, klik pada tab Mailings, kemudian klik pada tombol Start Mail Merge di sisi sebelah kiri dan pilihlah jenis dokumen yang ingin digunakan untuk mail merge tersebut.
- Selanjutnya, klik pada tombol Select Recipients di sisi sebelah kanan, dan pilihlah Use Existing List. Maka akan muncul dialog box Select Data Source, pilihlah sumber data Excel yang sudah Anda buat tadi.
- Setelah memilih sumber data, pastikan Data Range dan Header Names sudah benar agar Word dapat mengambil data dari Excel dengan tepat.
- Kemudian, untuk mengambil kolom data tertentu dari Excel, klik tombol Insert Merge Field dan pilihlah nama kolom data yang ingin diambil. Pastikan Anda mengambil setidaknya satu kolom data yang diperlukan.
- Setelah itu, tambahkan Teks atau gambar yang ingin Anda sertakan di surat atau email tersebut.
- Kemudian, aturlah Tampilan Saat Inisiasi Mail Merge dengan mengklik pada tombol Preview Results di sisi kanan. Maka akan muncul dokumen Word dengan isian dari Excel yang sudah Anda seleksi tadi.
- Untuk mengirimkan surat atau email secara massal, klik pada tombol Finish & Merge dalam menu Mailings. Kemudian pilih Send Email Messages atau Print Documents, tergantung pada tipe dokumen yang ingin Anda kirim.
Frequently Asked Questions (FAQ)
Berikut adalah dua pertanyaan yang sering diajukan terkait mail merge di Word dan Excel:
1. Apakah mail merge hanya bisa dilakukan di Microsoft Office?
Ya, Microsoft Office menjadi salah satu piranti lunak terbaik yang dimiliki oleh banyak orang untuk membantu aktivitas kantor. Namun, ada juga beberapa piranti lunak lain yang menawarkan fitur serupa untuk membuat mail merge. Pilihlah piranti lunak yang tepat untuk kebutuhan Anda.
2. Apa saja dokumen yang bisa dihasilkan melalui mail merge ini?
Dokumen yang bisa dihasilkan dari mail merge adalah email, surat, newsletter, dan dokumen lainnya yang bisa diatur sesuai dengan kebutuhan atau tujuan penggunaan mail merge tersebut.
