Excel adalah program pengolah data yang sangat populer dan digunakan oleh banyak orang di seluruh dunia. Salah satu kelemahan dari program ini adalah ketika mencetak file Excel, seringkali informasi yang tampil terpotong atau tidak sesuai dengan keinginan kita.
Untuk menghindari masalah ini, ada beberapa langkah penting yang harus diikuti saat mencetak file Excel. Dalam artikel ini, kita akan membahas cara print Excel agar tidak terpotong dan rapi.
Langkah Penting agar Print File Excel Tidak Terpotong dan Rapi
Berikut adalah beberapa langkah yang harus Anda lakukan agar informasi dalam file Excel tidak terpotong saat mencetak:
1. Atur Skala
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah mengatur skala dokumen sebelum mencetak. Hal ini akan memastikan bahwa dokumen akan dicetak dalam ukuran yang sesuai dengan kertas yang digunakan. Untuk melakukan ini, ikuti langkah-langkah berikut:
- Pilih tab “Page Layout”
- Pilih opsi “Scale to Fit”
- Dalam opsi “Scale”, pilih “Fit to” dan masukkan angka yang Anda inginkan
Setelah Anda melakukan ini, dokumen Anda akan diatur ke dalam ukuran yang tepat sehingga informasi dalam file Excel tidak akan terpotong saat mencetak.
2. Atur Margins
Langkah selanjutnya adalah mengatur margins dokumen. Margin mengacu pada seberapa jauh informasi pada dokumen Anda dari tepi halaman. Mengatur margin akan memastikan bahwa seluruh informasi yang terdapat dalam file Excel Anda dicetak sempurna di dalam halaman sebelum mencetak. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih tab “Page Layout”
- Pilih opsi “Margins”
- Pilih margin yang Anda inginkan atau pilih opsi “Custom Margins” untuk membuat ukuran margin yang spesifik
Jika Anda mengikuti langkah-langkah tersebut, maka dokumen Excel Anda tidak akan terpotong saat mencetak dan informasi akan tampil lebih rapi di dalam halaman.
11 Cara Print Excel Agar Tidak Terpotong
Selain dua langkah penting di atas, ada beberapa cara lain untuk mencetak file Excel agar tidak terpotong. Berikut adalah 11 cara lain yang bisa Anda gunakan:
1. Menggunakan Fit Sheet to One Page
Jika margin dan skala tidak berhasil untuk mengatasi masalah file Excel terpotong, maka Anda bisa menggunakan fit sheet to one page option. Langkah ini akan memastikan bahwa seluruh informasi pada dokumen Anda tercetak ke dalam satu halaman saja. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih Page Setup -> Fit to : 1 page wide by 1 page tall -> Print
2. Menggunakan Landscape Orientation
Secara default, file Excel menggunakan Portrait orientation. Jika dokumen Anda panjang dan terpotong pada saat dicetak, maka Anda bisa menggunakan Landscape orientation. Hal ini akan memperlebar lebar dokumen sehingga seluruh informasi pada dokumen Anda tercetak. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih Page Setup -> Orientation -> Landscape -> Print
3. Menambahkan Kolom
Jika file Excel Anda terpotong di sisi kanan dokumen, maka Anda bisa menambahkan kolom pada file Excel. Hal ini akan memperlebar lebar dokumen sehingga tidak terpotong saat dicetak. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih kolom terakhir pada dokumen dan klik perbesar.
4. Mengatur Isian Kolom
Isikan setiap kolom dengan informasi yang sama, bahkan jika kolom tersebut tidak terisi dengan informasi. Hal ini akan memastikan bahwa dokumen Anda tercetak secara sempurna. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih baris terakhir pada selisih kolom di dalam baris dan tekan enter atau panah bawah
5. Menampilkan Gridlines
Menampilkan gridlines hanyalah visual dan tidak akan memastikan seluruh dokumen tercetak sempurna namun akan memberikan pandangan yang jelas dan akurat pada waktu mencetak. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih Page Layout – Show – Check the box that says “Gridlines”
Menambahkan header dan footer pada dokumen merupakan cara cepat untuk memastikan bahwa dokumen Anda tidak terpotong. Biasanya, header dan footer mencakup informasi yang sama pada seluruh halaman sehingga dokumen Anda akan selalu tercetak dengan rapi. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih Insert -> Header/Footer -> Pilih opsi yang diinginkan
7. Menghapus Spasi Pada Kolom
Jika kolom Anda berisi spasi yang tidak perlu, Anda bisa menghapusnya. Hal ini akan memperlebar lebar dokumen sehingga seluruh informasi pada dokumen Anda tercetak. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih kolom yang ingin dihapus spasi dan klik kanan pada mouse atau touchpad dan pilih “Delete” -> “Entire column”
8. Menggunakan Customize Page Setup
Customize Page Setup memungkinkan Anda untuk mengatur margin, ukuran kertas, dan orientasi halaman secara manual. Hal ini sangat berguna jika file Excel Anda sangat kompleks dan Anda perlu mengatur dokumen secara khusus untuk dicetak. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih Page Setup -> Customize -> Masukkan margin, ukuran kertas, dan orientasi manual -> Print
9. Menambahkan Area Cetak
Menambahkan area cetak hanya akan mencetak bagian tertentu dari dokumen Anda. Ini sangat berguna jika dokumen Anda memiliki bagian yang tidak perlu dicetak. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih Page Setup -> Print Area -> Set Penting Options -> Print
10. Mengganti Ukuran Margin
Jika margin yang sudah diatur tidak berhasil untuk mencetak dokumen Anda, maka Anda perlu mengganti ukuran margin agar dokumen Anda tercetak secara sempurna. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih Page Setup -> Margin -> Set Ukuran Margin Manual -> Print
11. Menggunakan Add-In Ketiga
Jika Anda masih mengalami masalah saat mencetak file Excel, Anda bisa menggunakan add-in pihak ketiga. Add-in ini memungkinkan Anda untuk mengatur margin, ukuran kertas, dan orientasi halaman dengan lebih baik daripada opsi yang tersedia pada Excel. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Unduh Add-In di internet -> Buka Add-In -> Ikuti instruksi pada Add-In
FAQ
1. Bagaimana jika file Excel saya terpotong saat dicetak?
Jika file Excel Anda terpotong saat dicetak, Anda bisa mengikuti beberapa langkah penting di atas untuk mencetak file Excel agar tidak terpotong dan rapi. Jika masih mengalami masalah, Anda bisa menggunakan add-in pihak ketiga. Jangan lupa untuk selalu mengatur skala dan margin sebelum mencetak.
2. Apa yang harus saya lakukan jika dokumen Excel saya memerlukan margin yang berbeda pada bagian atas, bawah, kiri, dan kanan?
Jika dokumen Excel Anda memerlukan margin yang berbeda-beda, Anda bisa menggunakan opsi “Custom Margins”. Opsi ini memungkinkan Anda untuk mengatur margin secara manual dan memisahkannya untuk bagian atas, bawah, kiri, dan kanan.
