Memiliki sebuah database merupakan hal yang penting bagi perusahaan atau individu yang ingin menyimpan dan mengelola data dengan efisien. Namun, tidak semua orang memiliki kemampuan untuk membuat database dan memanajemenya. Untuk itu, Excel sebagai salah satu software yang sering digunakan dalam pengolahan data, dapat dimanfaatkan sebagai alternatif dalam pembuatan database. Berikut adalah beberapa tips dan langkah-langkah dalam membuat database di Excel.
Cara Membuat Database di Excel
Langkah pertama dalam membuat database di Excel adalah dengan menentukan jenis data yang akan disimpan dan bagaimana format data akan disusun. Setelah itu, langkah selanjutnya adalah sebagai berikut:
1. Membuat Header dan Nama Kolom
Pertama, buka Excel dan pilih lembar kerja baru. Kemudian, di baris paling atas, tulis judul untuk masing-masing kolom yang akan digunakan. Contohnya, jika akan membuat database kontak, maka judul kolom dapat berupa nama, alamat, nomor telepon, email, dsb. Setelah itu, arahkan ke baris di bawah judul kolom dan klik pada tab “Data” di menu utama dan pilih “Filter”.
Hal ini berguna untuk menambahkan filter di setiap kolom sehingga memudahkan kita dalam mencari dan mengurutkan data.
2. Memasukkan Data
Setelah menambahkan header dan nama kolom, maka langkah selanjutnya adalah memasukkan data ke dalam tabel. Untuk memasukkan data, arahkan kursor ke kolom yang kosong dan masukkan data ke dalamnya. Biasanya, akan lebih efisien jika memasukkan data secara berurutan dari atas ke bawah. Setelah data dimasukkan, jangan lupa untuk menyimpan file dengan format .xlsx agar data bisa disimpan dengan aman dan mudah diakses di kemudian hari.
3. Membuat Filter
Filter merupakan salah satu fitur penting dalam database Excel karena memungkinkan kita untuk mencari data dengan lebih efisien. Untuk membuat filter, arahkan kursor ke baris atas tabel dan pilih menu “Filter”. Setelah itu, tanda panah akan muncul pada kolom kolom yang telah ditentukan sebagai filter. Klik pada panah tersebut dan pilih kriteria pencarian yang diinginkan. Setelah itu, Excel akan menampilkan data yang sesuai dengan kriteria pencarian tersebut.
4. Membuat Formulir Input Data
Jika kita ingin memudahkan pengguna dalam memasukkan data, maka kita dapat membuat formulir input data di Excel. Caranya adalah sebagai berikut:
- Buatlah tabel dengan header dan nama kolom yang telah disebutkan di atas.
- Pilihlah baris kosong untuk membuat formulir input data baru.
- Pilih menu “Developer” (jika menu ini tidak ada pada menu utama, maka perlu diaktifkan terlebih dahulu melalui Opsi Excel) dan klik “Insert”.
- Pilihlah “Formular” dan klik “OK”.
- Masukkan nama formulir di dalam kotak “Caption”.
- Pilihlah tipe kontrol untuk masing-masing kolom dan klik “Properties” untuk mengatur nama kontrol dan nama sel di mana data akan dimasukkan.
- Jangan lupa untuk menyimpan formulir dengan format .xlsm agar dapat berfungsi secara maksimal.
- Setelah formulir disimpan, tekan tombol “F5” untuk meluncurkan formulir input data.
Cara Membuat Database di Excel Profesional
Selain menggunakan tips di atas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar database yang dibuat terlihat lebih profesional dan mudah digunakan. Berikut adalah beberapa tips tentang cara membuat database di Excel yang dapat dijadikan referensi:
1. Gunakan Warna dan Format yang Sesuai
Pilihlah warna dan format yang sesuai dengan jenis data yang akan disimpan di dalam database. Misalnya, jika database adalah tentang inventaris toko, maka dapat menggunakan warna biru muda untuk kolom dengan data barang, warna hijau untuk kolom dengan data harga, dsb. Penggunaan warna yang tepat dapat membantu memudahkan pengguna dalam membaca dan menginterpretasi data yang disimpan.
2. Buatlah Tabel dan Grafik yang Menarik
Agar data yang disimpan lebih menarik dan mudah dipahami, kita dapat membuat tabel dan grafik yang sesuai dengan jenis data yang disimpan. Misalnya, jika database adalah tentang penjualan, maka kita dapat membuat grafik batang yang menampilkan persentase penjualan masing-masing produk. Grafik ini akan membantu pengguna memahami data secara visual dan lebih mudah diingat.
3. Gunakan Fungsi VLOOKUP dan IF
Fungsi VLOOKUP dan IF merupakan dua fungsi yang sangat berguna dalam pembuatan database Excel. VLOOKUP berguna untuk mencari nilai di bagian kiri tabel dan mengembalikan nilai yang sesuai di bagian kanan tabel. Sementara itu, fungsi IF berguna untuk mengatur kondisi dan mengembalikan nilai yang sesuai jika kondisi terpenuhi. Kedua fungsi ini dapat membantu kita dalam melakukan pengolahan data yang lebih kompleks.
FAQ
1. Bagaimana Cara Membuat Filter di Excel?
Untuk membuat filter di Excel, arahkan kursor ke baris atas tabel dan pilih menu “Filter”. Setelah itu, tanda panah akan muncul pada kolom-kolom yang telah ditentukan sebagai filter. Klik pada panah tersebut dan pilih kriteria pencarian yang diinginkan. Setelah itu, Excel akan menampilkan data yang sesuai dengan kriteria pencarian tersebut.
2. Apa yang Dimaksud dengan Fungsi VLOOKUP dan IF pada Excel?
Fungsi VLOOKUP digunakan untuk mencari nilai di bagian kiri tabel dan mengembalikan nilai yang sesuai di bagian kanan tabel. Sedangkan fungsi IF digunakan untuk mengatur kondisi dan mengembalikan nilai yang sesuai jika kondisi terpenuhi. Kedua fungsi ini berguna dalam melakukan pengolahan data yang lebih kompleks di Excel.
Video Tutorial: Cara Membuat Database di Excel dengan Mudah dan Cepat
Dengan menggunakan Excel sebagai alternatif dalam pembuatan database, kita dapat memanajemen data dengan lebih efisien dan mudah. Selain itu, tip-tip di atas juga dapat membantu kita dalam membuat database yang lebih profesional dan menarik. Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca sekalian.
