Cara membuat mailing dari Excel ke Word bisa menjadi solusi efektif bagi pemilik bisnis atau organisasi yang mengirimkan banyak surat secara berkala. Anda dapat membuat surat secara otomatis dengan menggunakan data dari Excel dan mengirimkannya pada banyak orang sekaligus dengan Word. Berikut adalah langkah-langkah singkat untuk membuat mailing dari Excel ke Word.
Cara Membuat Mailing Dari Excel Ke Word
1. Langkah pertama adalah dengan mengumpulkan data pada Excel yang akan digunakan untuk membuat surat. Pastikan data yang diambil jumlahnya sesuai dengan jumlah penerima surat. Simpan file Excel tersebut dan buka file Word yang akan digunakan untuk membuat surat.
2. Setelah membuka file Word, masuklah ke tab Mailings, lalu pilih Select Recipients, kemudian klik Use Existing List.
3. Pilihlah file Excel yang telah disiapkan untuk membuat surat. Word akan menampilkan data dari file Excel tersebut pada tabel Select Table.
4. Setelah tabel muncul, pilihlah data yang akan digunakan untuk membuat surat. Pastikan data yang dipilih sesuai dengan elemen-elemen surat yang akan dibuat. Setelah selesai, halaman Mailings akan menampilkan data yang dipilih pada surat.
5. Selanjutnya, buatlah tata letak surat yang akan dikirim. Halaman Mailings pada tab Word memungkinkan Anda untuk membuat format template surat yang akan digunakan untuk surat yang akan dikirim.
6. Setelah menyelesaikan template surat, masuklah ke bagian Preview Results pada halaman Mailings. Tujuan dari bagian ini adalah untuk memastikan bahwa data-data yang akan dikirim sesuai dengan yang diinginkan. Pastikan elemen-elemen surat seperti nama, alamat, dan lain-lain telah dicetak secara sesuai pada tampilan preview. Jika dirasa sudah benar, kliklah Finish & Merge, kemudian klik lagi Print Documents.
7. Jika segala sesuatunya berhasil dilakukan dengan benar, maka siapkan surat untuk dikirimkan. Kliklah tombol Print pada bagian Print Documents untuk mencetak surat yang akan dikirim. Anda juga memiliki opsi untuk mengirimkan surat melalui email dengan menggunakan Email Messages pada halaman Mailings.
FAQ
Pertanyaan 1: Apakah semua versi Excel dan Word mendukung fitur Mailings?
Jawaban: Tergantung pada versi yang digunakan, namun fitur Mailings sudah dimiliki sejak versi Word 2007 dan Excel 2007. Versi Word dan Excel yang lebih baru memiliki fitur yang lebih maju dan lebih mudah digunakan untuk mengirim surat melalui Mailings.
Pertanyaan 2: Apakah Mailings hanya bisa digunakan untuk mengirim surat?
Jawaban: Tidak selalu. Meskipun Mailings primadona dalam mengirimkan surat, namun ada juga fitur Mailings yang bisa digunakan untuk mengirim email atau membuat etiket nama menggunakan data dari file Excel.
Nah itu dia cara membuat mailing dari Excel ke Word secara sederhana dan interoperable. Anda bisa menggunakan fitur Mailings juga untuk mengirim email, bukan hanya untuk surat saja. Mudah kan? Semoga panduan di atas bermanfaat untuk Anda.
